Premier article de la série « on reprend de zéro », consacré à l’organisation. Que cette organisation soit personnelle ou professionnelle. On va descendre aux bases des bases des bases, et en tirer un outil ultra-simple et ultra-efficace.
Ne riez pas, ne vous moquez pas : c’est sérieux, c’est simple, ça fonctionne.
Vous montez dans votre voiture pour partir au travail. Il est 7h30. En passant, vous vous arrêtez à la boulangerie pour acheter un croissant (péché mignon), puis en arrivant à destination vous vous dirigez directement vers votre place de parking habituelle. Vous dites bonjour à vos collègues, vous prenez un café, et votre journée de travail commence, il est 8h30.
Reprenons, dans l’ordre, toutes les actions que je viens de décrire :
- 1-Vous montez dans votre voiture.
- 2-Vous vous arrêtez à la boulangerie pour acheter un croissant.
- 3-Vous vous garez sur votre place habituelle.
- 4-Vous dites bonjour.
- 5-Vous buvez un café.
- 6-Vous vous mettez au boulot.
Chacune de ces actions est clairement identifiée, et vous savez dans quel ordre vous allez les accomplir.
Bien.
Maintenant, de retour chez vous après une bonne journée de travail :
En vrac !
Vous ouvrez le frigo, vous constatez qu’il n’y a plus rien à manger. Ah, tiens, au fait, la cuisine est en désordre, il faudrait la ranger. Bon, allez, vous filez faire quelques courses. Ah oui, c’est vrai, vous deviez prendre rendez-vous chez le dentiste, vous avez encore oublié, et le cabinet risque d’être fermé quand vous rentrerez chez vous, pas grave, vous le ferez demain. Au fait, vous ne devez pas oublier demain de rendre un livre à votre collègue de travail qui vous le réclame depuis quelques jours. (Trop tard : vous venez d’oublier instantanément). Arrivé au Casino du coin, vous ne savez pas trop quoi acheter à manger, d’autant plus que vous vous rappelez subitement que votre belle-mère vient manger à la maison ce soir.
Et si vous avez des enfants, bien entendu, vous avez plusieurs couches supplémentaires de choses multiples, diverses, variées et urgentes à faire.
Attaque concertée
Au bout d’un moment, votre cerveau se met à bouillir, l’angoisse survient, vous semblez subir une attaque concertée de tous ces petits détails de la vie quotidienne à régler, et vous baissez les bras en culpabilisant.
Votre belle-mère viendra effectivement manger ce soir, vous fera des remarques sur l’état de votre cuisine, elle se passera de dessert (zut, oubli), et demain votre collègue de travail vous fera la tête parce que vous aurez encore oublié de lui rendre son bouquin.
Est-ce que cette description vous rappelle quelque chose ? Ou quelqu’un ?
En ce qui me concerne, elle me rappelle quelqu’un de précis : moi-même, et plus précisément moi-même, « avant ».
Parce qu’avant, j’étais la personne la plus désorganisée de l’univers. Bon, d’accord, j’exagère un peu.
Mais disons qu’il y avait un détail qui m’échappait, un tout petit détail. Et je jour où j’ai compris quel était ce détail, ma vie a changé.
Elle a changé à bien des niveaux, personnel, certes, mais aussi professionnel.
Ce détail est le suivant : il faut avoir une feuille de route.
Feuille de route
Reprenons la situation décrite en début d’article : vous montez dans votre voiture, vous savez où aller : d’abord à la boulangerie, puis sur votre lieu de travail.
Vous savez où vous allez vous garer.
Vous savez dans quel ordre vous allez agir en arrivant au boulot : dire bonjour, se préparer un café, aller travailler.
Vous savez à quelle heure vous partez de chez vous, et à quelle heure vous commencez à travailler.
Tout est clair, défini, ordonné dans votre tête, il vous suffit de suivre la feuille de route et tout se passe bien. C’est facile : vous faites la même chose dans le même ordre chaque matin.
Mais en arrivant chez vous, le soir, c’est une autre histoire : tout se bouscule dans le désordre, vous ne savez pas par où commencer, vous oubliez des détails importants, vous vous épuisez et vous sentez totalement désorganisé(e).
Alors que la solution, quasi-miraculeuse, est toute proche :
- Vous prenez une feuille de papier.
- Vous prenez un stylo.
- Vous vous asseyez.
- Vous réfléchissez tranquillement à tout ce que vous avez à faire.
- Vous notez simplement ce que vous ferez DEMAIN et dans quel ordre.
- Vous mettez cette feuille de papier bien en évidence.
Simplicité
Et demain, vous n’aurez pas à réfléchir, il vous suffira d’accomplir dans l’ordre chaque petite action indiquée sur votre feuille de route.
Ne la surchargez pas, cette feuille, soyez réaliste.
Et demain soir, vous prenez une autre feuille, vous y reportez ce que vous n’avez pas pu faire dans la journée, et vous y rajoutez ce qui vient à la suite.
Récapitulons :
- Le soir, vous faites le point sur la journée qui s’est écoulée, vous réfléchissez à ce que vous aurez à faire demain.
- Vous notez dans l’ordre les actions à accomplir demain, sans en mettre trop.
- Et le lendemain, vous suivez votre feuille de route.
C’est tout.
Vous, là-bas, au fond de la salle, qui êtes en train de rire : ce n'est pas évident pour tout le monde.
Et ça marche au-delà de tout ce que vous pouvez imaginer.
Alors certes, il y a les cahiers, les carnets, le Bullet-Journal, les applications, les check-lists, le GTD, les trois cahiers, le QF, le crapaud, le papillon…
Si vous ressentez un besoin d’organisation, croyez-moi, commencez par la feuille de papier. Affichez-la sur votre frigo, ou pliez-la en quatre et mettez-la dans la poche, dans votre sac, NON, vous n'allez pas la perdre. Vous pouvez la prendre en photo avec votre smartphone si vous êtes parano. A la limite, utilisez un cahier ou un carnet, mais c'est secondaire.
N’allez pas vous embrouiller la tête avec des systèmes compliqués, au contraire cherchez le dispositif le plus simple possible.
Ce qui compte, c’est de PRENDRE LE TEMPS de faire le point, de faire des choix et de se fixer une feuille de route. Et de faire ça la veille au soir. Le lendemain matin, c’est trop tard : vous êtes déjà dans l’action.
Vous m’en direz des nouvelles.
merci de ce rappel au bon sens.J’ai beaucoup de mal à tenir sur la durée les “choses” compliquées même si elles s’avèrent efficaces! (et pour moi ,il y a beaucoup de “choses” trop compliquées…).Donc là ça me parait jouable!
C’est exactement ça Marie-Claude : quand on ne peut pas faire plus simple, il y a moins de résistances à prendre une bonne habitude !
Merci beaucoup pour cette idée. ?
Moi, je suis la reine désorganisée.?
Je vais essayer de prendre le temps de se fixer une feuille de route.
Bonjour Dewi
“La reine désorganisée” ; j’adore.
Mais plus sérieusement, quand on se dit désorganisé, c’est qu’on aimerait bien être un peu moins stressé et un peu plus efficace.
Le principal, c’est surtout de prendre le temps, de s’asseoir, de se poser, et de coucher sur le papier ce qu’on doit faire.
Ensuite, une fois que le cerveau a été en quelque sorte rangé, c’est nettement plus facile.
Bonjour Michel,
Comme d’habitude merci beaucoup pour tes conseils avisés. J’ai souvent l’impression que tu lis dans mes pensées et devance mes interrogations ou attentes….je profite de ce pas de vacances pour mettre en application ce bon conseil de feuille de route. Mille mercis encore….
A bientôt
Hello Kissou
Essaie, tu verras, et reviens nous faire part du résultat !
J’ai fait de nombreuses tentatives d’organisation. Avec toujours le même travers: vouloir tellement perfectionner le truc que finalement j’abandonnais, découragé par la complexité du système.
Là, il semble que j’arrive progressivement à mettre en place une habitude qui tient la route. Quant à moi l’outil de prédilection reste informatique, pour des raisons de convenance personnelle. Mais ce qui fait que j’y arrive progressivement, c’est la simplicité. Ne pas vouloir trop perfectionner le système, ne pas vouloir utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel utilisé, mais sélectionner uniquement celles qui me font effectivement gagner du temps.
Et garder en mémoire que le succès de ma démarche dépend à 90% de ma détermination, ma constance, et seulement à 10% du choix de l’outil!
Ton rappel à la simplicité m’est utile et alimente ma volonté d’y parvenir.
Merci!
Bonjour Dom’
Nos besoins en organisation dépendent de multiples facteurs et changent régulièrement, selon notre situation. Il faut s’adapter.
D’après mon expérience, quel que soit l’outil choisi, les fondamentaux restent les mêmes :
-Faire la récolte de nos actions à réaliser ou de nos projets, chaque projet étant décomposé en autant d’actions précises que nécessaire.
-Disposer cette récolte devant nous et la ranger de manière à visualiser “le paysage” de ce que nous avons à faire.
-Programmer nos actions.
Le simple fait de se poser le soir, d’arrêter de zapper dans tous les sens, de faire le point sur ce que nous aurons à faire le lendemain et de le coucher sur le papier agit, j’en suis persuadé, sur notre cerveau, le rend serein et le prépare à agir de manière ordonnée.
J’ai utilisé à peu près toutes les applis qui existent, de Things à Omnifocus en passant par Todoist, Todo, RememberTheMilk et tant d’autres, elles m’ont été très utiles à certains moments de ma vie où je devais gérer de multiples projets en même temps, mais la base de la base (de la base) consiste à programmer de manière raisonnable sa journée du lendemain, tout simplement.
Et pour cela, un bout de papier et un crayon suffisent, et peuvent d’ailleurs s’utiliser en parallèle avec l’outil numérique.
Merci Michel 🙂
Grâce à toi j’ai découvert le magique filo*** qui me permet d’organiser toutes mes vies 🙂 Moi qui aime le beau papier et la magie du stylo qui glisse sur celui ci … Je note au fur et à mesure ce qui me vient (tiens le bricolage de la dernière période 🙂 dans la partie correspondante puis j’organise au fur et à mesure, privé / pro, urgent … Je ne me sent (presque) plus débordée sauf au début des vacances quand je vois ce que j’ai à préparer pour la période suivante 😉
A mercredi !!
Bonjour Esther
Le cahier a un avantage sur le numérique : il permet immédiatement de visualiser tout le boulot qu’on a accompli les jours, les semaines, les mois qui précèdent.
C’est motivant et ça aide à préparer la suite 🙂
J’ai découvert le bullet journal il y a quelques années quand tu en avais parlé et ça a changé ma vie. Je note en vrac tout ce qui me passe par la tête sur la page du mois et tout les soirs je choisi les tâches du lendemain. Plus d’oubli, plus d’énervement inutile. Un grand merci à toi !
Bonjour Agnès
Le Bullet Journal est excellent, parce qu’il nous permet de structurer notre cerveau à notre manière, et qu’il s’améliore au fur et à mesure de son utilisation.
Dans sa version la plus basique, il peut se réduire à une simple feuille de papier, c’est ce que j’ai voulu expliquer aujourd’hui.
Cette feuille A4, pliée dans ma poche, m’a rendu de fiers services à un moment où j’avais besoin d’efficacité et de simplicité. C’était il y a une bonne vingtaine d’années, mais je lui en serai éternellement reconnaissant !
J’ai moi aussi découvert le billet journal grâce à toi Michel. Et je l’utilise à ma sauce surtout pour les jours où je ne travaille pas (j’avoue, je reporte à ces jours là certaines choses qui peuvent attendre).
La feuille de route me paraît une très bonne idée pour commencer.
Petit rappel qui va faire du bien ! Je suis exactement comme dans ta description. À ma décharge, comme je travaille loin dans le département voisin ( eh oui demande d’exeat depuis 4ans) , je me lève à 5 h, je prends le bus puis le train… donc matin très organisé sinon en retard en classe. Mais le soir, après une journée en continu de 12 h et la fatigue et le coup de barre de 19h , c’est toujours le stress : qu’est-ce qu’on mange, les corrections, les préparations ( j’avoue parfois j’oublie des trucs le lendemain) et je me couche à pas d’heure pour me relever à 5h. J’avais bien essayé le bullet journal mais je n’ai pas tenu dans la durée. Une feuille de papier : très bien. Je vais commencer pendant ces vacances pour prendre le pli !! Merci Michel !!
Bonjour Marie-Jeanne
Tu vas découvrir le super-pouvoir de la feuille A4 !
Bonjour,
Ouf, je ne suis plus seule et zou je me pose ce soir pour la feuille de route merci merci !
Bonjour Jabre
“Je me pose ce soir” : c’est exactement ça, tu as tout compris.
Merci beaucoup Michel !
C’est vraiment judicieux au possible.
Impeccable, on s’y mets dès ce soir !
Amicalement
Hello Nanetska
Rassure-toi, je n’ai pas oublié notre petit projet commun 😉
Amis tilékoliers, quand vous allez découvrir ce que nous mijotons, votre machoire va tomber.
bonsoir,
c’est drôle, j’ai l ‘impression de me sentir moins seule face à-tout-ce-que-j’ai-à-faire-mais-que-je-sais-que-je-ne-pourrai-pas-faire-faute -de-temps et disons-le, parfois d’envie !!!!
telle que je me connais, je penche pour un format A3…
à bientôt
Bonjour Nadège
Commence par le format A6 ou même A7 (feuille pliée en 4) plutôt que A3 :
trois ou quatre lignes par jour vont te changer la vie.
Par contre, utilise la feuille A3 pour faire la collecte de tout ce que tu as à faire, il te suffira ensuite de faire ton choix, comme avec le menu d’un restaurant !
Mais fais toujours la veille le choix de ce que tu feras le lendemain, c’est fondamental.
bonjour
très bon conseil
malgré tout, je réussis à ne pas oublier l’essentiel parce qu’il y sur mon bureau à la maison un agenda petit format et le stylo 4 couleurs qui va avec : une couleur pour l’Ecole, une couleur le club d’escalade, une couleur pour le fédé de parents d’élèves et une pour la maison et MOI! Je recopie une fois par semaine le plus important dans un mini carnet glissé dans ma sacoche et je m’envoie le week end un courriel à l’école pour ne pas oublier l’important! du coup, peu de repas oublié et peu d’oublis de rendez vous! Après, retarder le dentiste d’une semaine ou manger des nouilles au beurre ne peut pas faire de mal.! Arrêtons de tout rendre parfait
Hello Florence
“Arrêtons de tout rendre parfait” : je suis d’accord, et je constate quand même que tu déploies des trésors d’inventivité pour tendre vers cette perfection. Et je te dis bravo.
Néanmoins, le fait de programmer la veille les actions essentielles (dans l’ordre) à effectuer le lendemain apporte non pas la perfection, mais une tranquillité d’esprit et un sentiment de maîtrise bien agréable !
Merci Michel; grâce aux nombreux articles sur ce site, j’ai pu tester divers système d’organisation: applications numériques, bullet journal, … Perso, j’aimais bien le bullet journal, mais je ne l’avais jamais sous la main quand j’en avais besoin ! Depuis quelques semaines j’utilise l’application Tre*** sous forme de bullet journal que je peux consulter sur mon ordi, mon téléphone et ma tablette 🙂
Bonjour Sophie
Tu parles de Trello ?
J’ai cherché sur Google Tre*** et je n’ai pas trouvé 😀
oh la la moi aussi je me reconnais clairement !!!! je vais essayer Michel, promis !!! et je t’en dirai des nouvelles car là c’est plus possible ! ;-))
J’adore toujours autant lire tes billets et comme on dit chez moi : “y’a jamais rien à jeter” !!! ah ah ! 🙂
Bonne fin de semaine à tous !
Claude
Hello Claude !
Saint-Exupéry disait : “La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y a plus rien à retirer.”
Là, franchement, une feuille et un crayon, on ne peut plus retirer grand-chose…
Et ça fonctionne mieux que toutes les usines à gaz réunies !
Merci!!! Il n’y a plus qu’à! A la lecture de l’article, on sent la simplicité dans une vie si compliquée! Je vais profiter des vacances scolaires pour prendre le temps de m’essayer aux feuilles de route… Affaire à suivre…
Bonjour Bunyete
Rien à voir avec des vacances, les vacances ne durent pas.
Par contre, le petit moment passé chaque soir à faire le point et à programmer le lendemain est l’habitude la plus facile à prendre. Et elle, elle dure.
Tu commences aujourd’hui, n’attends pas samedi !
Le bon sens a toujours besoin qu’on le rappelle.
Quand je fais des listes (souvent !), ce que j’aime c’est mettre des choses déjà faites. Super bon pour le moral de commencer par barrer !
Un crapaud gratos !!!
Bonjour Michel,
Merci pour cet article, j’ai appris tellement de choses sur l’organisation grâce à tes billets, j’ai beaucoup progressé dans ce domaine( je venais de si loin :)) et je me suis même entendu dire par une collègue méga organisée qu’elle était impressionnée par mon “bujo classeur” . Je note sur une feuille tout ce que je dois faire en vrac , toutes les idées qui me viennent à l’esprit,( quelle légèreté après) et ensuite j’essaie d’organiser selon les urgences. Mais l’idée de la feuille route sur laquelle tout est noté dans l’ordre me parle beaucoup.Je vais de ce pas mettre en pratique . Merci !