Savoir s’organiser demande de la méthode et des outils. Une fois convenablement équipé, et l’esprit clair, on peut partir à l’assaut de n’importe quel projet. Voici un petit point sur les outils – numériques ou non – que j’ai utilisés tout récemment pour mener à bien, en compagnie de Nanoug, notre « grand concours de rentrée ».

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Peut-être y trouverez-vous quelques idées pour gérer vos projets personnels ou professionnels ?

Ah, ce concours… Quelle drôle d’idée. Franchement, ce ne fut pas une promenade de santé. Il a fallu s’accrocher, voire s’obstiner un peu sur les bords, mais finalement nous l’avons mené à bon port.

Heureusement, avec Nanoug, nous avions décidés d’être réalistes : nous sommes fixés un délai de préparation suffisamment long – plusieurs semaines – qui nous a permis de ne pas être pris à la gorge par les délais. Je pense que cette sage décision a conditionné la suite des événements : une fois le facteur stress maîtrisé, le reste était nettement plus facile.

Une fois de plus, nous avons utilisé l’équation de la réussite, qui permet de mener à bien n’importe quelle sorte de projet, du plus facile au plus complexe.

M x A x R x C = Ré

(Pour m’en souvenir, je l’appelle « MARC » et je l’ai décrite en détails ici)

L’élément à ne jamais négliger est la communication. Sans elle, impossible de réussir.

Dropbox : le camp de base

Notre « camp de base », à Nanoug et moi-même était tout simplement un dossier partagé de Dropbox, créé spécialement pour l’occasion, et que nous avons baptisé – comme c’est original – « jeu concours ».

A l’intérieur de ce dossier, nous placions en vrac :

  • Des images (par exemple, j’y ai mis toutes les images d’illustration des articles, vous savez, « Jour 1″, jour 2 », etc… Au moins, je savais où les trouver lorsque j’en avais besoin, et Nanoug pouvait les utiliser à sa guise sur son blog, par exemple).
  • Des fichers « Word », par exemple la liste des 10 questions et leurs réponses…
  • Des fichiers Excel, comme la liste des gagnants, déclinée en plusieurs versions, qui ont été envoyées aux différents donateurs à la fin du concours…
  • Des fichiers PDF, comme le règlement du concours.
  • Les vidéos de Nanoug !
  • Etc…

Gérer un dossier partagé, c’est tellement simple : il suffit d’y glisser des fichiers et de les utiliser à sa guise. Chacun a le même dossier sur son ordinateur, qui se met à jour en temps réel.

Notez que depuis que Condoleeza Rice est entrée au conseil d’administration de Dropbox, j’ai fermé mon compte payant et j’utilise un compte gratuit.

Le « gros » de mes documents, je ne les mets plus sur Dropbox, mais sur Spider Oak, qui est encore mieux, puisque tout est crypté en ligne et que personne ne peut avoir accès à mes données, à part moi-même. L’interface est légèrement différente, mais j’en suis très satisfait. Il vaut quand même mieux comprendre l’anglais.

Si vous vous inscrivez à Spider Oak  en suivant ce lien, et dans la limite des places disponibles, vous avez 1 Go supplémentaire gratuit, et moi aussi 🙂

Trello : le kanban commun

Trello est un logiciel gratuit, en ligne, qui est basé sur le principe du « kanban » japonais : des fiches sont déplacées de gauche à droite en suivant un parcours simple : « à faire », « en cours » et « terminé ».

Avec Nanoug, nous avons décomposé nos tâches en actions simples, que nous avons attribuées à l’un ou à l’autre.

Le « kanban » est partagé, ce qui veut dire que là aussi nous y avons accès tous les deux, et chacun dans son coin fait ses petites actions, à son rythme, et déplace les fiches vers la droite, au fur et à mesure.

C’est ce qu’on appelle un outil collaboratif très simple et ô combien efficace…

Evernote : le cerveau de secours

De mon côté, je peux difficilement survivre sans Evernote, et il était tout naturel que je le fasse entrer dans le processus.

J’ai donc créé une simple note intitulée « Concours 2014 », et cette note a accueilli tout un tas d’informations capitales :

  • Les adresses (URL) des « pages cachées » du concours. Il fallait quand même que je puisse les retrouver facilement !
  • Les cadeaux offerts par les donateurs.
  • Les adresses (URL) des vidéos de Nanoug
  • La liste des donateurs
  • La liste des blogs partenaires
  • Les « chemins » des jeux de pistes avec les blogs partenaires
  • Des petits bouts de code HTML bien utiles pour construire certaines pages ou éléments d’articles
  • Des extraits d’échanges mails « à conserver pour ne pas avoir à les chercher »
  • Etc…

Cette note a été ouverte à l’écran de mon ordinateur pendant toute la durée du concours.

Excel : le roi du tableau

Il ne faut pas croire qu’Excel ne sert qu’à faire des calculs : sa capacité à créer des tableaux, à colorer le contenu des cellules, est très pratique pour visualiser des informations.

Je m’en suis notamment servi pour regrouper les URL des blogs partenaires, les adresses mails et les prénoms de leurs propriétaires, pour noter « qui était passé » dans les jeux de pistes et qui restaient à passer, etc…

Très pratique, ce cher Excel. Comme Evernote, cette feuille est restée ouverte pendant toute la durée du concours.

Pour ce genre d’utilisation, Libre Office (gratuit) fait tout aussi bien l’affaire.

Une feuille et un stylo…

Certains d’entre vous, qui connaissent l’existence des « dossiers Tilékol » et de la célèbre méthode « QF », sont peut-être étonnés que je n’aie pas parlé de Wunderlist, des logiciels de cartes mentales et de TeuxDeux.

En fait, je ne m’en suis pas servi :

A titre personnel, je n’utilise pas Wunderlist (qui est un excellent logiciel que je vous avais conseillé principalement parce qu’il était gratuit) mais je me sers d’un logiciel pour Mac appelé Omnifocus. C’est un peu la Rolls des logiciels de GTD (ou une usine à gaz, selon la vision qu’on peut avoir de cet étrange objet virtuel), mais il n’est « que Mac ». (Quoique la petite app intitulée « Focus GTD » se synchronise parfaitement avec Omnifocus sur mon smartphone actuel qui tourne avec Android.)

Mais pour l’occasion, j’ai simplement utilisé… un cahier, dans lequel je faisais mes petites listes de choses à faire pour le concours. Tous les soirs, je consacrais une page de ce cahier à la journée du lendemain et je me programmais mon « crapaud » et toutes les autres tâches importantes.

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Bien entendu, de temps en temps, je prenais le temps de créer une petite carte mentale, histoire d’y voir un peu clair dans la masse des trucs-importants-à-ne-pas-oublier. Et vous savez quoi ? J’utilisais une simple feuille A4 et un stylo (mon préféré : le « Pentel Tradio »). Tout aussi pratique que les logiciels sophistiqués !

Pourquoi utiliser des objets aussi archaïques que du papier et un stylo ? Parce que j’aime le contact du papier, que j’aime y laisser des traces au stylo-plume, bille ou feutre. Parce que j’aime écrire à la main et que je tiens à garder ce petit plaisir !

Et également, parce que le fait d’écrire à la main m’aide à bien ancrer dans ma cervelle ce que je dois faire le lendemain. Je n’ai pas cette sensation avec un écran, allez savoir pourquoi…

…Et bien entendu, une tomate

N’allez pas croire que grâce à quelques logiciels tout se fait tout seul.

Ils ne font que fournir l’ossature, le point d’appui, le coup de main bienvenu.

Mais sans travail, point de résultat. Et je vous garantis qu’il en a fallu, des heures et des heures de transpiration (et de recherche d’inspiration) pour avoir la grande satisfaction de mener à bien ce projet un peu fou.

Et le secret de l’efficacité réside dans la focalisation. Il faut être concentré, ne penser qu’à ce qu’on fait, et pour y arriver je ne connais rien de mieux que la tomate.

Non pas la tomate qui se mange, mais la « technique du Pomodoro », qui consiste à utiliser un minuteur de cuisine pour se créer des « tranches de travail » de 25 minutes, entrecoupées de brèves périodes de repos de 5 minutes.

Avec ce système, la procrastination s’envole et l’efficacité s’installe. C’est vraiment un outil puissant. Et bien entendu… j’ai utilisé un peu d’informatique pour gérer mes pomodoros.

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J’ai utilisé deux minuteurs : le premier prend la forme d’une page web ultra-simple et se trouve ici (clic)*. Le deuxième a un petit quelque chose en plus… Je vous en parlerai une autre fois, parce que sinon je ne terminerai jamais cet article 🙂

Conclusion

Les outils numériques servent à gérer, à canaliser, à organiser des informations. Chacun a sa petite spécialité, et ils sont complémentaires entre eux.

Cependant, il ne faut jamais oublier deux éléments indispensables qui sont à 100% humains : la communication, qui doit être fluide, et l’action, sans laquelle rien, rien, absolument rien ne se fait…


*Mise à jour du 4 avril 2014 : l’auteur de ce Pomodoro en ligne m’a envoyé un mail pour m’informer de l’existence d’une autre page assez pratique ma foi, puisqu’on y trouve un compte à rebours, un chronomètre et un minuteur. Elle se trouve ici.


 

L’écriture et l’illustration de cet article ont demandé cinq « pomodoros » (ou « pomodori » si vous êtes italianophone).

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