La rentrée des classes, c’est souvent le moment des bonnes résolutions. Pour les élèves, les enseignants et aussi les directeurs d’école. Parce que diriger une école, c’est aussi gérer des flux d’informations, je vais vous donner un petit exemple d’organisation qui fonctionne bien, celle que j’applique au quotidien.
Vous êtes la directrice ou le directeur de votre école ? Lisez ces quelques lignes, elles peuvent vous être utiles. Si vous êtes adjoint, « passez le lien » à la personne qui dirige votre école…
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Précision : je ne prétends pas donner de leçon mais vous donner une petite recette qui fonctionne plutôt bien dans mon école. A vous de voir.
Je ne vais pas parler ici de TOUS les aspects de la direction d’une école, mais simplement d’un petit système qui devrait vous permettre de retrouver l’information que vous recherchez dans vos documents et de la partager avec votre équipe.
Une direction informatisée, ou pas ?
Dans les premiers temps de ma direction, j’ai commencé par informatiser « à fond » tout ce qui pouvait l’être, de manière à optimiser mon fonctionnement. C’était très pratique, et pourtant j’ai fait machine arrière.
Pourquoi ?
- Parce que tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec l’informatique, et ce n’est pas un défaut ni une tare.
- Parce que parfois un bout de papier est cent fois plus pratique qu’un savant montage logiciel.
- Parce que l’efficacité de l’équipe passe avant l’effiacité d’un individu.
- Parce que le système doit survivre au directeur, en cas de départ de l’école ou d’arrêt maladie, par exemple.
C’est ainsi que j’ai fermé le joli petit site web que j’avais monté il y a deux ans, qui regroupait toutes les informations utiles, le planning, les comptes-rendus de conseils, et qui était lu en tout et pour tout par cinq personnes.
Je l’ai fermé simplement parce que je me suis dit qu’en cas de pépin, personne ne pourrait prendre le relais…
Un dossier est un dossier.
Un dossier contient des documents. C’est vrai pour un dossier en carton, qui contient des chemises et des sous-chemises, comme pour un dossier informatique logé dans un coin de disque dur.
J’ai donc deux jeux de dossiers quasi-identiques : des dossiers réels, sous forme de classeurs suspendus dans l’armoire de mon bureau, et leur double, informatiques, dans l’ordinateur.
Ils portent les mêmes noms et couvrent les mêmes thèmes, et sont rangés dans l’ordre alphabétique.
Par exemple, on trouve « élèves », « Mairie », « IEN », « PAI », « Parents », « PPMS », etc…
Lorsque je cherche un document qui concerne un PAI, par exemple, il est donc soit dans le dossier réel soit dans le dossier virtuel. Et pas ailleurs. Simple, non ?
Des dossiers, rangés dans l'ordre alphabétique. Il y a les mêmes, virtuels, dans mon ordinateur.
Je précise également que mon armoire est quasi-vide. L’armoire du bureau n’est pas un lieu d’archivage. les archives, elles sont dans des boîtes d’archives, et rangées dans une autre pièce. L’armoire ne contient que les documents de l’année en cours et de l’année « N-1 ».
Dédoublement, accessibilité et sécurité
J’utilise également un outil très pratique qui s’appelle « Dropbox ».
Je vais essayer de vous décrire ce service en deux mots:
- Vous ouvrez un compte gratuit sur le site www.dropbox.com.
- Vous téléchargez un petit logiciel.
- Ce petit logiciel installe sur votre ordinateur (Mac ou PC) un simple dossier tout bête.
- Tout ce que vous mettez dans ce dossier se synchronise tout seul avec le dossier identique qui se trouve chez dropbox.com
- Si vous avez plusieurs ordinateurs, vous installez plusieurs fois le même petit logiciel et tous les dossiers de tous vos ordinateurs se synchronisent automatiquement entre eux. Tout ce que vous mettez dans un ordinateur se retrouve automatiquement dans tous les autres ordinateurs appartenant au même compte.
Une petite vidéo explicative :
De plus :
On peut très facilement partager des sous-dossiers avec d’autres comptes Dropbox.
C’est là que ça commence à devenir intéressant.
Suivez bien :
- J’ai un compte Dropbox personnel.
- Dans ce compte Dropbox, donc dans mon ordinateur personnel, j’ai plein de dossiers, et j’en ai un qui s’appelle « Direction ».
- J’ai également ouvert un compte Dropbox, distinct, pour mon école.
- Je partage mon dossier « Direction » avec le compte Dropbox de mon école.
Ce qui veut dire :
- Que dans l’ordinateur de mon école, il y a un dossier « direction ».
- Que tout ce qui est mis dans ce dossier se synchronise avec le dossier « Direction » qui se trouve sur mon ordinateur personne, et vice-versa.
Les avantages :
- Si on me cambriole l’école et qu’on me vole l’ordinateur, je ne perds aucune donnée. Je précise que bien entendu, j’ai une sauvegarde du dossier Dropbox, chez moi.
- Je peux accéder à mon dossier « Direction » de n’importe où : de chez moi, ou de n’importe quel ordinateur connecté. c’est ainsi qu’un jour, alors que j’étais au Rectorat (qui se trouve au moins à 40 km de chez moi), j’ai pu imprimer un document qui m’a été réclamé de manière impromptue simplement en me connectant à mon compte à partir d’un poste fixe. Pratique.
Et le partage d’informations avec l’équipe ?
Pour partager les informations importantes avec l’ensemble des enseignants de l’école (un nombre astronomique de quatre autres personnes, mais la technique peut être étendue à bien plus de monde), j’utilise encore une fois Dropbox, vous allez voir, c’est très simple :
- J’ai un autre dossier partagé, qui s’appelle « année scolaire 2012-2013 ».
- Dans ce dossier partagé, il y a le planning annuel des « 108 heures » sous la forme d’un tableur Excel, un dossier consacré aux comptes-rendus des différents conseils, un autre consacré au projet d’école, etc…
- Ce dossier est partagé avec les comptes Dropbox des autres enseignants de mon école.
De cette manière, tout le monde a sous la main, chez lui, toutes les informations nécessaires…
- Consulter le planning pour avoir les dates de concertation ? Sous la main.
- Le projet d’école? Sous la main.
- Il y a également des dossiers pour lesquels chacun apporte sa petite pierre, et les initiatives ne viennent pas uniquement de moi.
Par exemple, nous sommes en train de nous créer un petit imagier commun. Lorsque l’un de nous crée ses fiches, il les glisse dans le dossier « imagier », et de cette manière tout le monde en profite. - J’y ai même glissé une petite feuille Word que j’ai rebaptisée « blog ». Le blog le plus simple du monde ! Il n’est visible que par ceux qui partagent ce dossier.
…Pratique, non ?
De plus, il est très facile de partager temporairement ce dossier avec un remplaçant qui serait là pour quelques semaines, par exemple. Il se sentirait immédiatement chez lui, et je peux retirer une adresse partagée à tout moment.
Cet article ne couvre qu’une minuscule partie du boulot de directeur, mais avec une bonne organisation, les bases d’un fonctionnement fluide sont posées.
Croyez-moi, ça facilite la vie !
ah oui tiens ! j’ai justement un problème de synchronisation de documents : des documents dans l’ordi de l’école, dans celui de la maison, dans mon portable… ET marre de me déplacer avec une clé usb que je ne retrouve jamais, donc j’ai 5 clés, et jamais le bon document dedans…
je pense que dropbox, c’est pour moi !
Bonjour Marion
Exactement, Dropbox remplace les clés USB. En nettement plus pratique: il n’y a absolument rien à faire pour que la synchro se fasse…
Et bien voila, c’est ce que je recherchais, j’allais justement t’écrire, Michel, pour te demander comment mutualiser Tilékol puisque nous sommes 2 sur une classe et que je trouve sympa de pouvoir compléter en même temps le tableur. Dropbox doit le permettre??? Non?
Je vais étudier la vidéo et vérifier les notions de confidentialité…!
Merci
Dropbox le permet, il faut juste fermer le fichier après utilisation.
Il peut se produire le cas suivant:
-Un même fichier est ouvert sur deux ordinateurs différents
-Les deux utilisateurs font des modifs chacun dans son coin.
-Les deux enregistrent leurs modifs.
Forcément, il y aura conflit, mais ce n’est pas grave, Dropbox garde les deux versions, signale le conflit, et ensuite il suffit de voir laquelle garder.
Bonsoir,
Ca fait plaisir de voir que tu parles aussi de cette organisation informatisée très pratique. Dropbox avait fait l’objet d’un de mes tout premiers articles sur L’Ecole de Charlie.
En tout cas, Dropbox facilite grandement la vie et permet un partage efficace et sécurisé.
La dropbox est installée pour moi : ça roule !
Bonjour,
Cela fait déjà 2 ans que j’utilise Dropbox, et c’est vraiment le top. Cette année, j’ai changé d’école et je me retrouve avec la direction et une collègue,et j’aimerais aussi créer un dossier accessible à toutes les 2, justement, comme tu le dis Michel, pour passer les différentes infos inhérentes au fonctionnement de l’école ou autre chose… Seulement, sur mon dossier Dropbox, j’ai aussi des infos perso. Faut-il que je crée un autre dossier? Ou que je télécharge une autre fois Dropbox avec une autre identifiant? Si quelqu’un peut m’aider, merci d’avance!!
Bonjour Véro,
Il suffit que tu crées un sous-dossier à l’intérieur de ton dossier personnel Dropbox.
Ensuite, tu te connectes en ligne sur dropbox.com, tu sélectionnes ce dossier et tu cliques sur l’icône en forme de dossier avec un arc-en-ciel qui se trouve en haut de la page web.
Là, tu indiques simplement l’adresse mail associée au compte dropbox de la personne avec laquelle tu désires partager ce dossier.
Cette personne reçoit une invitation, y répond, et a accès à ce dossier.
Bien entendu, tu vas partager un seul dossier, et pas tout ton compte. Inutile donc de créer un nouveau compte…
Génial!!! Quel outil formidable!! Merci pour ton aide Michel!!
Je viens d’apprendre que j’allais devoir assurer l’intérim de la direction jusqu’à la fin de l’année scolaire, chose que je n’avais même jamais envisagé, et cet article me redonne l’espoir d’y arriver ! Merci Michel, je file sur dropbox.com pour étudier tout ça !
Bonsoir Michel,
Petite question pratique: comment fait-on avec une clé USB? Y a t-il aussi possibilité de synchronisation? J’ai copié le dossier et malheureusement cela n’a rien “synchronisé”.
Merci;)
Bonjour Cath !
Dropbox remplace les clés USB, tu n’as plus besoin de clé pour passer d’un ordinateur à l’autre, puisque tous les ordinateurs sont synchronisés automatiquement.
Par contre, tu peux “recycler” ta clé USB pour en faire un outil de sauvegarde et y copier régulièrement le contenu de ton dossier Dropbox.
La synchronisation est une chose, la sauvegarde en est une autre, et on ne fait jamais assez de sauvegarde du contenu de son ordinateur…
Mais alors, est-il possible de mettre un mot de passe sur mon appli dropbox sur l’ordi de l’école ( je ne suis pas la seule à l’utiliser…)
Merci de ton aide si précieuse ( j’ai déjà fouillé partout, je n’ai pas trouvé!)
C’est très simple, voici la recette :
-Tu as ton propre compte dropbox, sur ton ordinateur personnel.
-A l’intérieur de ton compte dropbox, tu as un dossier spécifique nommé “direction”.
-Tu ouvres un nouveau compte dropbox réservé uniquement à ton école.
-Tu partages le dossier “direction” avec le compte dropbox de ton école.
Donc :
-Lorsque tu es chez toi, tu as accès à tous tes documents, dont ceux du dossier “direction”.
-Lorsque tu es à l’école, sur l’ordinateur de l’école, tu as accès uniquement au dossier “direction”. Toutes les modifications qui sont faites dans ce dossier se répercutent sur l’autre ordinateur.
Je pense que je vais faire très bientôt un article supplémentaire consacré spécifiquement à l’utilisation de dropbox dans le cadre de la direction d’une école. Avec peut-être une petite vidéo “maison”.
Bonjour,
J’utilise également Dropbox depuis quelques temps. Son utilisation est très pratique.
Je l’utilise à mon domicile (ordinateur fixe), ordinateur de ma classe, mon IPad et mon iPhone.
Ainsi, à tout moment, je peux consulter mes documents !
Je photographie avec l’iPad tous les documents remis par ma directrice, j’archive chez moi les feuilles papiers et je place les photos prises dans Dropbox.
Pour modifier un document word crée chez moi, sur l’iPad, j’utilise “pages”, téléchargé sur ITunes.
Fini le transport d’un ordinateur portable qui a peu d’autonomie, fini la perte des clefs USB !!!
Bonne journée à tous.
Patricia
De très bons conseils ! Et effectivement rien ne sert de remplir une armoire range dossier, les dossiers en cours suffisent !