Comment gérer son temps ?
Comment arriver à tout faire, y compris ne rien faire ?
Ah, ceci est un vaste programme.

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Il ne sera pas résolu en deux lignes, ni en deux pages. Ni en deux vidéos.

Mais quelques pistes peuvent d’ores et déjà être envisagées.
Dans le domaine de l’entreprise, les gestionnaires des sociétés sont souvent appelés des « décideurs ». Leur métier consiste à prendre des décisions.
Pour la gestion du temps, c’est exactement pareil: on gère son temps en prenant des décisions.
Le temps est un phénomène implacable, intangible, non négociable. Il s’écoule inlassablement et PERSONNE n’a le pouvoir de l’arrêter ou de revenir en arrière.
Seconde après seconde, il s’égrène. A nous de suivre son rythme ou de le subir.
Pour suivre son rythme, nous devons faire des choix et AGIR.
En agissant, nous devenons mobiles à notre tour, nous entrons dans la danse. Nous accompagnons le temps, et le temps nous accompagne.
Et lorsqu’on a une vie active, très active, il peut être difficile d’avoir une vision globale de toutes les multiples tâches à accomplir, qu’elles soient urgentes ou non, qu’il s’agisse de rendez-vous à ne pas manquer ou d’achats à ne pas oublier, de coups de fil à passer ou d’une infinité d’autres actions à réaliser.

Et pendant que vous vous agitez dans tous les sens, le temps, lui, s’écoule.

Il existe des « méthodes » pour gérer tout cela, la plus connue étant la méthode GTD.

Pour ceux d’entre-vous qui connaissent et qui l’ont essayée, vous avez peut-être remarqué qu’elle n’est pas toujours si efficace que ça « dans la vraie vie ».

Je pense avoir trouvé ce qui lui manque.

Depuis que je l’ai « modifiée » à ma manière,  j’ai énormément gagné en efficacité, et je vais vous expliquer tout cela dans les lignes et le vidéos qui suivent.

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet…

La gestion des tâches

Gérer son temps revient quasiment uniquement à faire des choix. Des choix portant sur le thème suivant: la gestion de ses tâches.

Lorsqu’on a une multitude de choses à faire, comment choisir ? Quelle « politique » adopter ? Remettre à plus tard ? S’épuiser à vouloir tout faire ? dresser des listes interminables qui ne seront jamais suivies ?

Le problème de la gestion des tâches peut paraître facile à régler. Erreur.
Le problème de la gestion des tâches peut paraître insurmontable. Erreur !

il existe plein de manières de s’en sortir.
Je vais vous livrer « ma technique ». Elle n’est pas tombée du ciel. C’est le fruit d’années de réflexion, de tests, d’échecs, d’opiniâtreté.
J’ai fini par venir à bout du problème. Maintenant, tout me paraît simple. Et je vous donne mon secret, faites-en ce que vous voulez. J’espère simplement que ça va vous être utile.

Je commence par vous faire visionner une vidéo qui vous explique tout, puis on en reparle.

Avertissement: cette vidéo dure plus de 30 minutes. Ne la visionnez pas si vous êtes pressé. Par contre, si vous avez du temps devant vous, installez-vous tranquillement, prenez un café ou un thé (ou une bière), et ouvrez vos yeux et vos oreilles. Inutile de prendre un papier et un stylo.

Voici la présentation vidéo de la méthode « QF »:

 

Dans cette vidéo, je vous parle de deux logiciels: « TeuxDeux » et « Wunderlist ».

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Voici la présentation vidéo de « TeuxDeux »:

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Voici la présentation vidéo de Wunderlist:

 

RÉSUMÉ:

L’organisation que je vous propose n’est pas compliquée,

elle est juste logique.

 

1/ Je collecte les tâches que j’ai à faire. (c’est ce que j’ai appelé dans la vidéo la « saisie ». Si c’est une action que je peux réaliser en quelques minutes, je ne réfléchis même pas et J’AGIS, là, tout de suite.

Si c’est une action que je ne peux pas faire immédiatement (ou si c’est un rendez-vous par exemple), je la NOTE avant de l’oublier. Je vous propose d’utiliser Wunderlist sur votre téléphone, mais un simple bout de papier fait l’affaire, à condition de ne pas l’oublier.

Wunderlist permet de placer tout de suite la tâche dans son contexte, ce qui est bien pratique.

2/ Je visualise les tâches que j’ai à faire.

C’est la phase la plus importante.

Faire une série de liste n’est que la première étape. La phase de visualisation en passant par une « carte mentale » permet à notre cerveau d’avoir à la fois une vue d’ensemble et une vue détaillée de tout ce que nous avons à faire.

Je construis par exemple cette carte mentale chaque dimanche, et elle me guide pour la semaine. Je ne mets pas TOUTES les tâches, mais seulement celles que j’ai sélectionnées dans Wunderlist.

3/ Je planifie mes actions

Pour cela (logiciel TeuxDeux), j’indique pour chaque jour de la semaine UNE TÂCHE à faire, la plus IMPORTANTE. Je me focalise sur cette tâche-là, je la traite en priorité.

Bien entendu, je ferai bien d’autres choses dans ma journée, en me référant à la carte mentale.

4/ J’archive mes actions terminées.

J’utilise également TeuxDeux. Cet archivage a deux avantages: d’une part je garde une trace de ce que j’ai fait pour m’y référer si nécessaire plus tard, et d’autre part, je « contemple » tout ce que j’ai fait dans ma journée, ce qui permet d’évacuer le stress résiduel et me confirme que OUI, j’ai été efficace.

 

Faisons une comparaison avec le métier d’enseignant:

-La collecte, qui recueille toutes les tâches à effectuer sous forme de listes contextuelles, ce sont vos programmations.

-La visualisation sous forme de carte mentale, qui met de l’ordre dans les tâches à faire, qui les sélectionne pour une période donnée (la semaine par exemple) et qui va nous permettre d’agir, ce sont les progressions.

-La planification, c’est votre séquence.

-La « tache du jour », c’est votre séance !

 

La maîtrise du temps

Pour maîtriser son temps, il reste quelques petits concepts à comprendre:

  • J’apprends à savoir dire NON: Dire NON à quelqu’un n’est pas lui manquer de respect. C’est lui faire comprendre que ce qu’il propose n’est vraiment pas possible. Au début, c’est difficile. Lorsqu’on a un peu l’habitude, ça se passe très bien. Et croyez-moi: une personne à qui vous avez dit « non » ne vous en voudra pas forcément. Bien souvent, l’estime qu’elle vous porte grandira. Dites NON à quelqu’un qui est en train de vous grignoter votre temps sans s’en rendre compte. Et profitez de cet « espace-temps » ainsi récupéré…
  • J’apprends à me FOCALISER: la plupart du temps, réaliser une action précise prend BEAUCOUP MOINS de temps qu’on pouvait l’imaginer. A condition de ne faire que ça. Je coupe Internet, je coupe mon logiciel de messagerie, je mets mon téléphone sur « messagerie », et je me FOCALISE.
  • Je COMMUNIQUE. J’explique aux gens que le temps est précieux, je leur demande de m’aider à maîtriser le mien.
  • J’identifie les moments de DIVAGATION. Surfer sur le web, c’est amusant. Voir une vidéo Youtube, puis une autre, puis encore une autre, ça fait perdre des HEURES. Lorsque j’ai beaucoup de choses à faire, ce type d’activités me VOLE mon temps.
  • Je suis « aware ». Ce mot rendu célèbre par Jean-Claude Van Damme (qui n’était pas idiot ce jour-là) signifie: « je suis conscient; Je maîtrise mon environnement, mes émotions. Je suis méfiant vis-à-vis de moi-même. Je ne vais pas me laisser entraîner dans des occupations qui vont me ronger le temps dont j’ai besoin. J’ai des choses importantes à faire, je les fais. »
  • Je fais la distinction entre les tâches AGRÉABLES et les tâches PÉNIBLES. Je ne fuis pas lorsque j’ai quelque chose de pénible à faire. De toutes manières, il faudra y passer. J’identifie ce « rabat-joie », je lui souris et je m’occupe de lui !
  • Je laisse tomber le perfectionnisme. Ne pas arriver à tout faire, ce n’est pas un drame. Je ne mets pas la barre trop haut. Il y a des moments où je ne serai pas efficace, quelles que soient les méthodes. C’est NORMAL. Je ne culpabilise pas ! Savoir se laisser aller de temps en temps est non seulement acceptable, mais c’est indispensable !

L’organisation ultime: la non-organisation

 

Reprenons dans l’ordre:

  • Phase 1: je suis désorganisé, je n’arrive pas à gérer tout ce que j’ai à faire, j’oublie des choses, j’arrive en retard aux rendez-vous, je mets des post-it partout, je fais tout au dernier moment, je remets tout au lendemain, je stresse, etc…
  • Phase 2: après avoir visionné les trois vidéos ci-dessus, je prends conscience de la nature des tâches que j’ai à faire, j’apprends à les identifier, à les ranger, à les visualiser, à les planifier, à les archiver, à les dompter. J’utilise la méthode « QF » ou bien je me crée ma propre méthode. Simple et logique.
  • Phase 3: je profite de la découverte étonnante que je viens de faire. Les habitudes. Je peux prendre des habitudes qui me changent la vie. Je sais comment faire: j’y vais « mollo », je change UNE habitude à la fois. Je ne m’arrête pas à la gestion des tâches. Je prends d’autres habitudes, progressivement, une à une, et je suis indulgent vis-à-vis de moi-même si je ne suis pas parfait.
  • Phase 4: j’acquiers un niveau de conscience de l’instant, j’identifie les moments où je suis sous le contrôle de mes émotions. Je deviens serein, je m’écarte des foules et j’accepte d’être moi-même, et tant pis si je pense différemment des autres.
  • Phase 5: j’ai ASSIMILÉ tout ce qui précède. Je ne dirai pas que j’ai atteint le Nirvana, mais j’ai acquis une certaine maîtrise mentale. J’agis alors qu’avant j’étais immobile. Je deviens comme un musicien qui possède son instrument: je n’ai plus besoin de partition. Je n’ai plus besoin d’organisation ni de marche à suivre. Je n’ai plus qu’à me laisser porter par la vague, par le courant, en donnant de temps en temps un coup de nageoire pour rester dans l’axe…


Je vous ai présenté ici une manière de faire. il y en a d’autres, vous pouvez utiliser une infinité de logiciels différents…

Je compte bien d’ailleurs faire évoluer cette page, en rajouter d’autres sur la problématique…

Retenez simplement les trois étapes qui me paraissent absolument indispensables :

-Collecter

-Visualiser

-Planifier…

Depuis la parution de cet article, l’aspect de Wunderlist a légèrement changé (en mieux) et TeuxDeux est devenu payant.

Mais relativisons : 24 dollars par an, ça fait 17 euros, soit 1,41 euros par mois ou 4 centimes par jour. A ce prix, il ne faut pas hésiter…

 

 

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