Si vous êtes à la direction de votre école, vous avez peut-être remarqué que ce début d'année scolaire est particulièrement trépidant. Les actions, demandes, réunions, rapports, tableaux, circulaires se succèdent, s'empilent et se télescopent à un rythme effréné. Pour arriver à y faire face, et si plus généralement vous avez l'impression d'avoir une vie un peu trop remplie, je vous propose d'utiliser la “matrice” mis au point par un organisateur de génie : Dwight David Eisenhower.
Un papier, un stylo, 5 minutes de réflexion…
(Photo de Dwight D. Eisenhower : domaine public)
…Et la tension va redescendre. Promis !
Petit rappel : Dwight David Eisenhower fut un homme politique américain peu ordinaire.
Certes, il a été président des Etats-Unis, deux fois. Mais ces deux mandats venaient couronner une carrière exceptionnelle : général cinq étoiles, c’est lui, entre autres qui était le commandant en chef des forces alliées en Europe, pendant la deuxième guerre mondiale.
De telles fonctions demandent un sens de l’organisation exceptionnel. Imaginez, en temps de guerre, devoir coordonner les toutes ces forces armées déployées sur plusieurs continents simultanément !
Le jour le plus long (et le plus compliqué)
C’est encore lui qui a organisé le débarquement en Normandie, opération d’une complexité ahurissante, mettant en oeuvre 6939 navires en même temps, des milliers d’avions et plus de deux millions de soldats, ayant effectué le même jour (le fameux jour J) 11 085 missions différentes !
Et ceci, à une époque où l’informatique n’existait pas et où les moyens de communications étaient loin d’être aussi développés qu’aujourd’hui.
Eisenhower possédait un sens de l’organisation hors du commun, c’est le moins qu’on puisse dire.
Et il avait une arme secrète. Une arme d’une grande simplicité et d’une grande efficacité. D’ailleurs, « efficacité » rime rarement avec « complication »…
Cette arme, il l’a baptisée sa « matrice ».
Elle est utilisée aujourd’hui encore par les chefs d’entreprises les plus performants, ayant à prendre vite et bien des décisions importantes, et ayant à réaliser une grande quantité de tâches, à un rythme soutenu.
Elle peut être une aide précieuse aux directeurs d’écoles, aux responsables d'équipes, aux organisateurs d’événements. Comme elle peut être une aide précieuse à toute personne se sentant assaillie par une multitude de tâches à réaliser.
Elle ne va pas résoudre tous les problèmes d'un claquement de doigts, mais elle permet de prendre de la hauteur et d'établir facilement les priorités.
Elle permet également de définir aisément comment déléguer, quand et à qui.
La matrice d'Eisenhower
Pour dessiner la matrice d’Eisenhower, prenez une feuille de papier et tracez une grande croix en plein milieu, partageant sa surface en quatre zones.
Au-dessus de la zone qui se trouve en haut à gauche, écrivez « urgent».
Au-dessus de la zone qui se trouve en haut à droite, écrivez « pas urgent ».
Dans la marge de la zone qui se trouve en haut à gauche, écrivez « important ».
Dans la marge de la zone qui se trouve en bas à gauche, écrivez « pas important ».
Suivant le principe des tableaux à double entrée, vos quatre zones peuvent donc être baptisées ainsi :
« Important et urgent »
« Important et pas urgent »
« Pas important et urgent »
« pas important et pas urgent ».
Bienvenue dans la Matrice !
Vous vous dites peut-être « mais voyons, tout ce qui est urgent est important ! »
Pas du tout.
D’ailleurs, comme le disait Eisenhower, « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important ».
Pour vous convaincre, voici quatre exemples un peu caricaturaux de ce qui peut prendre place dans les quatre zones de la matrice :
- Important et urgent : il vous reste un quart d'heure pour faire votre déclaration de revenus et vous n'avez pas encore commencé…
- Important et pas urgent : vous devez réserver vos billets d’avion pour vos prochaines vacances, mais vous n’êtes pas à un jour près.
- Pas important et urgent : vous devez absolument envoyer un mail à une amie pour lui rappeler que les soldes commencent demain.
- Pas important et pas urgent : vous avez décidé de passer une heure sur Youtube pour sélectionner les dernières vidéos les plus drôles.
Vous ne pouvez pas TOUT faire en même temps, il y a des choix à faire.
Cette matrice permet de faire un tri, facilement, et de se focaliser, vous l’avez compris, sur les tâches « importantes et urgentes » et « importantes et pas urgentes ». Parce qu’il ne s’agirait quand même pas de se retrouver sans billet d’avion lorsque les vacances commenceront…
Ce qui est « pas important et pas urgent » ? Vous éliminez, purement et simplement. Vous ne feriez que perdre votre temps, alors que vous en avez si peu à consacrer au principal.
Urgent mais pas important : déléguez !
Le quatrième quadrant est très intéressant : « urgent mais pas important » : c’est l’exemple-type de tâches à déléguer sans prendre de gros risques.
L'art et la manière de déléguer est une question qui revient souvent lorsque je rencontre des directeurs d'écoles, je vous en reparlerai bientôt. Bien entendu, ces lignes s'adresse à celles et ceux qui ont une secrétaire. Mais les collègues (ou dans la sphère du privé, les membres de la famille) peuvent aussi donner un coup de main en cas d'urgence.
Voici donc une suggestion qui va vous faire subitement baisser votre niveau de stress :
- Prenez une feuille de papier. faites une liste de tout ce que vous avez à faire, sans porter de jugement de valeur, mais en essayant de ne rien omettre.
- Prenez une deuxième feuille de papier, tracez-y la matrice d’Eisenhower et répartissez-y les éléments de la liste que vous venez de dresser.
Prenez le temps de “survoler ce paysage” et de mettre mentalement les stratégies en place. Déléguez immédiatement le contenu de la case “urgent et pas important”, et concentrez-vous sur le contenu de la case “urgent et important”.
Ca y est, vous y voyez NETTEMENT plus clair, et votre stress est probablement descendu d'un cran…
Respirez… La situation s'est inversée, vous avez repris le contrôle. Mais vous déboucherez le champagne plus tard. Parce que maintenant, là, tout de suite, il va falloir se mettre au boulot !
Si vous utilisez un Mac, je vous suggère de jeter un oeil à l'excellent petit logiciel qui s'appelle Quadranto, qui vous fait une belle matrice d'Eisenhower bien propre que vous allez pouvoir utiliser avec plaisir, et qui se synchronisera entre plusieurs postes via iCloud.
Cet article fait partie du thème des “dossiers Tilékol”.
Une newsletter facultative ouverte à tous (et à parution totalement irrégulière) permet d'être tenu au courant des nouveaux ajouts ET de partager des trucs, des astuces, des techniques, des méthodes, des bouquins, des articles, des liens, relatifs à un domaine très particulier : la quête de l'amélioration personnelle, à tous les niveaux…
Salut, oui oui je fais partie des “directeuses” sans secrétaire et trop souvent débordée.
D’ailleurs comme tu le dis si bien j’ai une quantité de choses à faire pendant mes vacances ( déjà une semaine de passée !!!) et finalement encore trop de trucs à faire!!!
je viens de tracer sur un format A3 ( c’est dire si j’ai du boulot ou si je pense en avoir…)
ce “tableau des priorités”, je vais même en faire 2, un pour l’école et un pour ma classe de GS.
Je vais commencer à les remplir et surtout essayer de dégager les tâches urgentes et incontournables.
Jusqu’à aujourd’hui je faisais des listes, j’écrivais en rouge le plus urgent…Mais les listes s’allongent et mon énervement augmente.
Merci pour cette matrice, merci Michel et merci Eisenhower !!!
Tu crois que je vais devenir ZEN ?
A bientôt, heureusement qu’il y a mes élèves et que je suis passionnée par mon métier sinon il y a longtemps que j’aurais ” disjoncté “!!!
Chrystel
“directeuse d’une école de 5 classes”
Bonjour Chrystel
Tu vas te tendre compte que le tableau à double entrée d’Eisenhower est beaucoup plus subtil qu’une simple liste.
Rajouter la notion d’importance à celle d’urgence fait toute la différence.
Je pense qu’on devient zen à partir du moment où on voit les résultats de nos actions.
Donc, la première étape vers la sérénité est l’action !
Merci! encore une bonne idée, Michel!C’est tout simple mais je te fais confiance pour l’efficacité. Je vais tester dès lundi…(ben oui, quoi, Samedi je bulle ;-)).
Chrystel, comme je me retrouve dans ton témoignage. Tout comme toi, dirlette de 5 classes en Eclair et pas de “secrétaire”. Mais j’avoue que je ne sais pas déléguer. Et il paraît que je vais m’en voir attribuer une à la rentrée. ET j’avoue aussi que cela m’angoisse, je ne sais pas ce que je vais pouvoir lui donner à faire tellement je veux tout maîtriser…
Alors Michel, viiiiiiiiiiiiiiiite, ton aide est demandée pour la délégation. J’attends ton article à ce sujet avec grande impatience!
Evelyne, qui aime aussi son métier, ses métiers même si parfois, je sature et je peste!
Bonjour Evelyne
Ton angoisse est parfaitement compréhensible.
Je reviendrais bientôt sur l’art de déléguer.
En effet, il y a deux ou trois choses à comprendre pour que tout se passe le mieux possible…
Ça me semble très bien (une fois n’est pas coutume ! 😉 ), je testerai demain mais j’ai peur de n’a pas mettre grand chose en bas à gauche…. Savoir déléguer…. J’en suis incapable et pourtant j’en aurai bien besoin!
Directrice d’une petite école de 3 classes je n’ai pas de décharge et je croule sous le boulot et les paperasses… Et la préparation de la nouvelle Réforme n’aide pas…
Après pour pouvoir déléguer dans une si petite ecole il faut avoir des personnes à qui déléguer…
Vivement ton article donc!
A bientôt,
Adeline
Bonjour Adeline
Je te comprends, les petites écoles ne sont pas celles où les directeurs ont le moins de travail, mais là où ils ont le moins de temps pour le faire…
Dans ce cas, la chose la plus importante à comprendre est celle-ci : tu es le capitaine de ton bateau, et ce n’est pas aux autres de te dicter ton emploi du temps.
Tu seras amenée à faire des impasses, mais il faut l’assumer et ne pas culpabiliser : cela veut dire que tu tiens la barre et que tu gères TES priorités. Celles qui font que TON école tourne rond.
Merci pour ces lignes qui font du bien à lire!
Il n’est pas toujours facile d’assumer le fait de ne pas avoir TOUT fait, que parfois tout ne soit pas parfaitement calé, que je ne sois pas toujours capable d’apporter une réponse à une question au moment où elle est posée….
MON bateau vogue et avance… Il avait tendance à reculer ou prendre l’eau avant mon arrivée… Mais que d’énergie, que de temps passé…
Et sans vouloir enfoncer de portes ouvertes ou passer pour une râleuse (ou une jalouse?) je ne comprends vraiment pas pourquoi à une classe près (3 au lieu de 4), je n’ai que 2 jours dans l’année de décharge, contre 36 jours… En nombre d’élèves je suis souvent au dessus de l’effectif de certains collègues d’élémentaire déchargés grâce à leur 4ème classe…
Heureusement que j’ai des outils made by Michel pour gagner en temps et en efficacité ! 🙂
Génial, j’ai toujours du mal à aller au plus essentiel, ce tableau va bien m’aider, encore un grand merci pour ce partage.
A bientôt
Di
A bientôt !
Encore un outil génial… Merci Michel!!!
Moi aussi je suis directrice d’école à 1 classe, avec 26 loulous et 4 niveaux de maternelle.. autant dire que je ne m’ennuie pas!!!!! Moi aussi je n’ai que 2 jours de décharge en début d’année…. et le reste je le fais le soir, entre 12h et 13h30, parfois au détriment de la classe!!!!
Grâce à Michel et aux découvertes et conseils qu’il donne je progresse dans l’organisation… mais j’ai encore beaucoup de boulot… Vive tilékol!!!
Bonjour Christine,
J’ai moi-même été dans ton cas pendant 4 ans. Directrice d’une classe unique avec 4 voire 5 niveaux, plus un effectif chargé. Nommée à la sortie de l’iufm. C’est dire que je ne possédais aucun recul, aucune expérience pour m’aider dans cette tâche plus que difficile :
– Comment gérer la direction et la paperasse administrative PLUS la préparation de classes multi-niveaux dont le CP, (année charnière s’il en est) ?
– Comment conjuguer vie personnelle (la maison et toutes les tâches ménagères, qui trop souvent nous reviennent à nous les femmes…)et vie professionnelle ?
– Comment se garder des temps pour soi, histoire de ne pas craquer ?
C’est vrai que la matrice d’Eisenhower m’aurait bien aidée et que grâce aux outils made by Michel j’ai appris beaucoup…
Cependant, à la fin de l’année dernière, j’ai fini par jeter l’éponge, et je suis dorénavant brigade. Je dois dire que j’apprécie énormément ce poste après avoir souffert pendant 4 ans. La direction d’école ? Maintenant, très peu pour moi.
Bon courage !
Salut Clochette
Moi je crois que ça me stresserait de ne pas savoir où je vais le matin… donc je garde ma classe, ça fait déjà la 9° année….Mais c’est vrai qu’au moins si tu sais pas où tu vas tu peux profiter des vacances et week ends
Re-bonjour à tous,
Je teste la matrice d’Eisenhower depuis 48 heures et je suis totalement fan de ce nouvel outil. Certes, c’est peut-être un peu trop tôt pour autant d’enthousiasme, mais bon…
L’ennui avec les listes, c’est qu’on a souvent l’impression qu’on en viendra jamais à bout. D’où un sentiment d’impuissance, facteur de stress.
L’intérêt de la matrice, c’est de nous obliger à faire des choix et à éliminer. A se questionner sur la notion “d’important”, très relative aux valeurs de la personne et de son “contexte de vie”.
Pour ma part, je note tout ce que je pense avoir à faire sur un minuscule carnet que j’ai TOUJOURS sur moi (étant fan de papier en général, je ne suis pas encore passée à l’ère du smartphone). Depuis 48 heures donc, j’ai une belle matrice faite sous word (et j’adore supprimer une chose FAITE !). Ensuite (ce que j’ai toujours fait), je planifie mes actions sur mon FORMIDABLE agenda japonais acheté aux Galeries Lafayette à paris (au cas où ça en intéresserait certains…http://www.marks.jp/en/ : question praticité, ergonomie, design, y’a pas, les japonais sont des maîtres).
En terme d’organisation personnelle, je conseillerais la lecture de deux ouvrages :
– L’art d’aller à l’essentiel, de Léo Babauta
– Ces gens qui courent tout le temps, S’organiser pour être moins stressé, de Rita Emmett, aux éditions de l’homme.
Si certains ont des ouvrages à recommander sur le sujet, je suis preneuse !
Hello Clochette
La matrice d’Eisenhower est particulièrement indiquée lorsqu’on est assailli de tous les côtés par les tâches à réaliser et qu’on sait qu’on ne pourra pas tout faire.
Comme toi, j’adore le papier, les carnets, les cahiers, les stylos… un jour, il faudra que je vous parle de mon stylo préféré 🙂
J’aime beaucoup les carnets et blocs oranges Rhodia, depuis toujours, ce sont des petits compagnons pratiques et qui ont de la personnalité.
Si tu ne connais pas, fais un tout du côté des dossiers, tu verras qu’on peut faire bien mieux que de simples listes 🙂
SUPER !!! Je ne suis pas directrice mais celle de mon école est très souvent débordée et ne sais pas gérer les choses “urgentes” ou “importantes”. J’espère qu’elle en fera bon usage !!!!
Merci Michel !
Bonjour, Je recherche un livre qui documente le principe de Covey, la matrice dUrgence et on me dit que c’est la même chose que la matrice d’Eisenhower …
Est-ce que quelqu’un peut me référer un ouvrage en français svp
Bonjour
Plein de réponses ici 🙂
http://www.laissemoichercherca.com/?q=covey%20livre%20matrice%20d'urgence
J’aime bien aussi “Priorité aux priorités”, du même Stephen R. Covey
…En sachant que tous les livres du monde ne servent pas à grand-chose si on ne met pas en application leurs principes. Et concernant la matrice d’Eisenhower ou de Covey, nul besoin de lire un livre pour faire une croix sur une feuille et commencer à la remplir.
Par contre, il est nécessaire de prendre l’HABITUDE de remplir cette matrice pour pouvoir en tirer tous les avantages, le principal étant de déterminer les actions à déléguer sans (trop de) craintes.
Une app pour iPad bien faite reprend cette matrice : “Gneo”.