Pour y voir clair, il est important de ne pas tout mélanger. De trier, de filtrer, de structurer notre vie. Je vous propose aujourd’hui de déterminer quelles sont les grandes « zones » dans lesquelles vous évoluez, afin de vous aider à maîtriser le flux continu d’informations reçues et d’actions à réaliser. Objectif : la sérénité.
Le plan d’action à mettre en oeuvre est simple. Un petit diagramme va vous aider à visualiser tout ça.
Récapitulatif :
Je pense qu’il est important de récapituler en quelques phrases les éléments importants vus dans les articles précédents.
Inbox
Nous avons compris la notion de « boîte de collecte » ou « Inbox ». Ce sont des boîtes, réelles ou virtuelles, dans lesquelles vous placez, « en vrac » tout le fatras de choses à faire qui encombraient auparavant votre environnement et qui vous paralysait. Dans la boîte de réception, vous rajoutez également toutes les idées, bonnes ou mauvaises, qui vous viennent à l’esprit au jour le jour.
N’oubliez pas que cette boîte a pour objectifs :
- De ne pas avoir constamment sous les yeux le spectacle déprimant de tout ce que vous avez à faire : c’est dans la boîte, la boîte est hors de votre vue.
- De collecter en un lieu unique vos tâches, de manière à ne pas les éparpiller partout. Et de manière à pouvoir les retrouver.
N’oubliez pas, également, deux choses très importantes :
- Vous ne travaillez pas « dans » la boîte de réception.
- Votre objectif est de VIDER la boîte de réception. Mais pour cela, vous allez commencer par la remplir…
Projets, tâches
- Une tâche est un élément demandant une action de notre part. Exemple : « tondre la pelouse »
- Un projet est une série de tâches qui sont reliées entre elles. Un projet aboutit à un résultat désiré. Exemple ultra-basique : « une liste de courses à faire »
Demain
Le concept de « Demain » est extrêmement important. C’est la courte liste de ce que vous décidez que vous allez faire le lendemain.
N’oubliez jamais : lorsque nous commençons notre journée en sachant exactement ce que nous avons à faire, lorsque toutes nos actions sont écrites noir sur blanc, nous agissons sans résistance et nous sommes bien plus efficaces que dans l’improvisation.
La procrastination est la plupart du temps causée par la sensation d'avoir une tâche trop importante à réaliser. Lorsqu'il suffit de suivre “bêtement” une série d'étapes clairement définies, le blocage saute. Garanti 🙂
Les zones
Le concept de « zones » est très simple. On peut les appeler aussi « centres d’intérêts » ou « domaines ». Peu importe.
Les zones sont donc les différents domaines qui constituent les centres d’intérêt de notre vie 🙂
En général, nous avons tous au moins deux zones. Par exemple, nous séparons nos occupations personnelles et professionnelles. Nous pouvons donc appeler ces deux zones : « travail » et « perso ».
En ce qui me concerne, j’ai quatre zones : « Perso », « Ma classe », « Direction » et… « Tilékol »
Ne cherchons pas à découper notre vie en de multiples mini-zones : dans la majorité des cas, deux ou trois s’imposent d’elles-mêmes.
Petit dessin
Ce petit schéma va vous permettre de visualiser le processus qui commence à apparaître :
Quel outil utiliser pour répertorier les multiples tâches et projets ?
Il y en a grosso-modo trois :
- Un simple cahier (J'en ai parlé ici).
- Des fiches bristol (J'aime beaucoup les Oxford 105mm X 148mm
).
- Un petit logiciel, par exemple Wunderlist (gratuit)
Où indiquer ce que nous allons faire demain ?
- Dans un simple cahier (ma solution préférée depuis que je l'ai adoptée).
- A l’aide de l’application TeuxDeux (payante). C'est ce que j'utilisais avant de passer au cahier.
- Il y a d’autres applications, (cherchez par exemple « Do it Tomorrow ») mais TeuxDeux est quand même un « must ».
…Action !
Dans le dernier article, je vous suggérais de commencer à regrouper vos différentes tâches en projets.
Aujourd’hui, je vous propose de définir quelles sont « vos » zones, et d’attribuer chacun des projets à une de ces zones.
Et continuez chaque jour à déterminer de quoi demain sera fait. Restez modeste dans les objectifs : c'est la clé pour acquérir l'habitude.
On se retrouve le week-end prochain pour la suite…
Coucou merci,
Merci pour cet article qui complète bien les autres. J’adhère tout à fait au système inbox – dispatch – demain… J’ai toutefois une question pour la mise en oeuvre : tu dis que tu as 4 zones, moi ce serait plutôt 3, mais alors à quel moment sépares-tu ton organisation en zone ou plus concrètement as-tu 3 cahiers par zone ou certains cahiers sont-ils communs à toutes les zones, si oui lesquels ?
Merci de ta réponse qui me fera avancer dans ma réflexion..
Bonjour “Cedau38” (Tu n’as pas un prénom ? C’est plus sympa pour communiquer)
Imagine :
Cas N°1 : devant toi, un gros tas de paperasses en désordre. Tu vas plonger là-dedans et une fois immergé(e) dans ce fouillis, tu vas décider de ce que tu vas bien pouvoir faire et hop, tu vas replonger dedans pour trouver les documents qui te seront nécessaires.
Cas N°2 : devant toi, trois petits tas bien rangés, chacun représentatifs d’une “zone”. Tu ouvres ton “cahier de demain”, et tu vois ce que, hier, tu as prévu pour aujourd’hui. Tu sais instantanément par quoi tu vas commencer, quelle est la zone concernée, et tu retrouveras facilement les documents dont tu as besoin.
Quel cas préfères-tu ?
Là, j’ai pris l’exemple des papiers. Mais tu peux faire la même chose à l’intérieur de ton ordinateur… et dans ta tête.
Si tu utilises le système des cahiers, outre ton “cahier de demain”, tu as ton cahier de projets. Chaque projet est affecté à une zone précise. Tu peux si tu le désires séparer ton cahier en trois, ou utiliser trois petits cahiers, ou des fiches bristol, ou un petit logiciel de gestion de tâches. Peu importe.
L’essentiel est de faire simple et surtout, de ne pas se satisfaire de toutes ces pages remplies de projets divers. Mais nous allons parler de tout cela dans le prochain article.
Merci pour ta réponse éclairante !
Je vois cahier demain commun, projets séparés mais dans un même cahier et inboxes séparées dans un gestionnaire de taches, j’aime bien Wunderlist que tu m’as fait découvrir il y a un moment déjà.
Vivement le prochain article..
Céline Dau…. qui habite dans le 38, à la montagne.
Hello Céline qui habite à la montagne,
Tu n’y es pas tout-à-fait :
Dans Wunderlist tu dois avoir UNE inbox, elle existe déjà, elle s’appelle “Boîte de réception”.
Ensuite, tu crées tes dossiers et tes projets.
Je ferai une vidéo pour expliquer tout ça.
Le cahier “demain” est forcément commun, puisqu’il n’y a qu’un lendemain à chacune de nos journées 🙂 Tu peux aussi utiliser un agenda du type “un jour une page”, c’est la saison en ce moment, on en trouve qui font 1 septembre 2015 – 31 août 2016.
Bonjour Michel et encore merci pour cet article !
J’ai une question : comment faire pour les tâches qui ne sont pas liées à un projet ?
(“tâches uniques” dans ton beau schéma)
J’ai commencé le système du cahier de projets, mais finalement certaines titres de pages sont plus des thèmes que des projets…et donc une liste de tâches sans forcément de liens entre elles…
Merci !
Hello Maîkresse
Tu ouvres ton cahier et tu écris en haut d’une page blanche : “Tâches uniques”.
Et tu entres tes tâches sans lien les unes avec les autres.
Tu peux également créer, en plus, une page appelée “A faire un jour, peut-être”, pour ne pas “polluer” tes tâches “à faire vraiment”.
Merci ! Je vais tester !