Toutes ces choses à faire, ces papiers à ranger, ces courriers qui attendent une réponse. Quand allons-nous nous y mettre ? Aujourd’hui, en traitant les urgences ? Un jour, lorsque nous aurons le temps ? Ou… demain ?

La bonne réponse va vous étonner : c’est « demain »

Cet article est la suite logique de celui consacré à la notion d’ « inbox », ou boîte de collecte.

Lisez-le attentivement et testez la simple règle qu’il contient. Vous devriez constater une amélioration immédiate de votre efficacité personnelle, une baisse brutale de votre niveau de stress et une amélioration spontanée de votre zénitude. Mais non, je ne plaisante pas 🙂

Souvenez-vous : la boîte de collecte, ou « inbox », va recueillir tout ce qui demande une action future de votre part et qui vous encombre la vue : liste de choses à faire, papiers qui s’accumulent, fichiers informatiques sur l’écran de votre ordinateur.

L'erreur

L’erreur que nous commettons habituellement consiste à essayer de travailler au milieu de ce fatras.

Par exemple, si nous faisons des listes d’actions à réaliser, et que nous les ouvrons chaque matins, que se passe-t-il ?

Nous allons d’une part choisir selon la sacro-sainte règle des priorités les quelques éléments que nous allons nous efforcer de terminer, pendant que des actions simples et rapides, peu importantes mais quand même nécessaires, vont s’accumuler sans cesse, d’autant plus que chaque jour, nous rajoutons encore et encore et encore et encore de nouveaux items dans ces listes sans fin. Il suffit de les ouvrir pour être stressé !

Idem pour les papiers qui s’accumulent, idem pour l’écran de l’ordinateur (à ce sujet, avez-vous remarqué que les écrans des smartphones sont beaucoup moins chargés que ceux des ordinateurs ?)

Avec tous ces éléments dans des boîtes (attention, des boîtes clairement identifiées et les moins nombreuses possibles), et en mettant ces boîtes hors de notre vue, nous n’avons plus ce sentiment d’oppression. Notre vue est dégagée.

Ensuite, bien entendu, il faut traiter ce qu’il y a dans ces boîtes. Si vous le permettez, nous parlerons de ceci dans un prochain article (samedi prochain), parce que cela demande de s’y attarder quelque peu, principalement parce que selon notre activité personnelle et le moment de l’année, nous n’allons pas agir tout-à-fait de la même manière.

Demain

Nous allons aujourd’hui faire une « avance rapide » vers la fin du processus et parler de ce mot magique : demain.

« Demain » est un mot paradoxal, parce qu’il est bien connu à la fois des personnes totalement désorganisées et de celles qui sont parfaitement organisées.

Mais pourquoi attendre demain ?

Il ne s’agit pas d’attendre demain. Il s’agit de préparer demain. Pour que demain soit un jour serein. Et parce que très, très rares sont les urgences et les priorités à traiter le jour même. Très rares.

Dans l’article sur ma petite méthode des trois cahiers, je vous expliquais que j’avais un cahier destiné à recueillir les tâches à réaliser le lendemain.

Extrait : « Le principe est très simple : la veille au soir, vous écrivez la date du lendemain, vous décidez des tâches que vous devez réaliser, vous les notez l’une au-dessous de l’autre, vous n’en mettez pas trop, puis (très important), vous prenez votre règle et vous tracez un trait sous la dernière de ces tâches. »

Vous avez donc tous les matins sous les yeux une liste parfaitement définie, limitée et fermée. Et non pas une série de listes perpétuelles et surchargées. Ces listes existent, mais elles sont hors de votre vue. Ce ne sont pas des outils d’action, mais des outils de collecte.

En consacrant chaque jour un bref moment à préparer ce que vous ferez demain, en le notant noir sur blanc et en fermant cette liste (ce qui est aisé à faire avec un crayon et une règle mais plus difficile avec un logiciel), vous aurez un contrôle total, un environnement dégagé et aussi, parfois, la sensation qu’une cape de super-héros a poussé dans votre dos.