S‘agissant de l'organisation personnelle, il existe un vocabulaire communément admis qui permet de mettre un nom sur des notions qui subitement deviennent claires et immédiatement utilisables.
Un projet regroupe les tâches nécessaires à sa réalisation. Chaque tâche est un élément nécessitant une action.
Aujourd'hui, clarifions la signification des mots « tâche » et « projet ».
Vous êtes bien décidé(e) à vous organiser. Sur votre blog préféré, vous avez découvert deux notions très importantes : celle appelée “Inbox” et celle qui se résume au simple mot “demain”. Aujourd'hui, vous allez peut-être y voir un peu plus clair à propos des “tâches” et des “projets”.
Tâches
Les tâches sont comme des briques de Légo : ce sont des éléments demandant une action de notre part, et réduits à leur plus simple expression.
1 tâche = 1 action
Exemple : “payer la facture d'eau”.
Une tâche commence toujours par un verbe d'action.
Lorsque vous lisez l'intitulé de la tâche, vous savez immédiatement ce que vous avez à faire.
Une tâche n'est pas forcément écrite : lorsque vous avez devant vous la facture d'eau, vous prenez votre chéquier, une enveloppe et vous la payez. (bien entendu, si vous êtes prélevé automatiquement, vous économisez une action de votre part).
Projets
Un projet est une série de tâches qui sont reliées entre elles. Un projet aboutit à un résultat désiré.
1 projet = plusieurs tâches
Ce projet prendra la forme d'une liste.
Exemple : projet “préparer les prochaines vacances”.
- Définir les dates exactes
- Définir le lieu de ces vacances
- Définir comment se rendre dans ce lieu
- Trouver le meilleur tarif
- Réserver le billet de transport
- Rechercher le lieu d'hébergement
- Réserver l'hébergement
- Etc…
Vous constatez que chaque tâche demande une action précise.
…On s'y met ?
Voici une petite proposition d'action à réaliser pendant la semaine qui vient.
Si vous avez lu les articles précédents, vous avez créé vos boîtes de collecte.
Petit rappel : la boîte de collecte, ou “Inbox” prend habituellement plusieurs formes :
- Une forme physique (boîte à chaussures, bannette de bureau dans laquelle vous entassez tous les papiers qui traînent autour de vous. Dans certains cas, il faut une énorme boîte !)
- Une forme écrite : liste de tout ce que vous avez à faire. Cette liste peut être écrite dans un carnet ou cahier, et vous pouvez aussi utiliser un petit logiciel, sur votre ordinateur ou votre smartphone.
- Une forme virtuelle : un dossier informatique dans lequel vous allez placer TOUT ce qui traîne sur votre bureau d'ordinateur.
Je vous propose de commencer à traiter le contenu de vos boîtes de réception. Nous allons faire quelque chose de simple, un petit jeu.
Ce jeu va consister à regrouper quelques tâches dans un projet.
Attention :
- Soyez modeste : le but du jeu n'est pas de TOUT traiter, mais juste de repérer quelques éléments de Légo qui s'emboîtent entre eux.
- Profitez-en pour faire un premier ménage : un certain nombre d'éléments n'ont plus aucune utilité. Destination : poubelle !
- Les premiers projets que vous allez constituer vont SORTIR de votre boîte de collecte.
Ensuite :
Vous choisissez trois tâches, et vous les écrivez dans votre « cahier de tâches à réaliser le lendemain », et vous les oubliez pour aujourd'hui.
Et demain, tranquillement, vous vous occupez de ces trois éléments et vous en choisissez trois autres, que vous inscrivez à l'ordre du jour pour le lendemain.
