Est-ce qu'il vous est déjà arrivé de prendre la bonne résolution de gérer vos tâches à effectuer, de choisir une application à cet effet, de l'utiliser quelques jours ou quelques semaines et ensuite de l'oublier purement et simplement ?

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Quand je dis “de l'oublier”, c'est exactement ça : vous oubliez d'utiliser cette application, et même lorsque vous y pensez, vous ne l'ouvrez pas ?

Et ensuite, lorsque vous voulez reprendre la main, cela vous demande des efforts surhumains et, décidément, cette appli que vous trouviez extraordinaire ne vous paraît désormais plus si terrible que ça ? Et vous vous retrouvez dans la mélasse mentale ?

Si cela vous est déjà arrivé, rassurez-vous, nous sommes donc au moins deux. Ah, on se sent moins seul tout-à-coup, pas vrai ?

Et rassurez-vous doublement, parce que j'ai la solution à votre problème !

Préambule N°1

Quand je me suis lancé dans la rédaction de cet article, je me suis tout de suite confronté à un problème : j'avais trop de choses à dire, ça partait dans tous les sens.

Et je me suis rendu compte que la problématique était bien plus complexe que ce que j'avais pu imaginer au départ.

Mais étant donné qu'à titre personnel j'ai eu la preuve, depuis de nombreux mois, que mon “système” fonctionne réellement, je me suis dit que je devais réussir à simplifier les choses et à vous expliquer simplement non seulement la procédure que j'ai mise en place, mais aussi, dans la mesure du possible, ce qui d'après moi explique le problème de départ.

Préambule N°2

Je ne suis pas psychologue ! N'allez pas prendre les informations que je vais vous délivrer pour argent comptant !

Il s'agit juste d'une analyse personnelle de la situation : j'essaie de mettre des mots sur le cheminement mental qui m'a permis de régler le souci à mon niveau, rien d'autre.

Préambule N°3

Je suis toujours admiratif lorsque je rencontre des personnes naturellement organisées, structurées, calmes, avec un cerveau analytique et qui n'éprouvent aucune difficulté à gérer les multiples aspects de leur vie.

Ce n'est pas mon cas.

Et il y a des chances pour que ce ne soit pas le vôtre non plus.

Pourtant, je vous garantis qu'avec une prise de conscience et l'envie de progresser, on y arrive.

J'espère que cet article vous sera utile !

Les sources possibles du problème

Je pense qu'il faut distinguer deux types de causes à ce problème : les causes internes, psychologiques, et les causes externes purement techniques, sachant que les deux sont intimement liées, comme vous allez le voir.

Le TDAH

Ah, le “Trouble Déficit de l'Attention avec ou sans Hyper-activité”, on en parle beaucoup et il est possible qu'il joue un rôle dans cette histoire, mais “TDAH” n'est qu'un acronyme, et il recouvre un large spectre de cas. Le trouble est plus une conséquence qu'une cause.

Imaginons, même si c'est faux, mais c'est juste pour évacuer la question, que toutes les personnes qui ont des soucis avec les logiciels de gestion des tâches en sont toutes atteintes à des degrés divers et passons aux véritables causes concrètes.

La saturation cognitive

La saturation cognitive se produit lorsque notre capacité limitée à traiter de l'information est dépassée par la quantité d'information à laquelle nous sommes confrontés.

Nous démarrons une belle organisation avec un joli logiciel qui brille, nous ajoutons de belles listes, et sans nous en rendre compte nous remplissons le petit réservoir à informations qui se trouve dans notre cerveau, même si justement, en théorie, ces logiciels sont là pour le soulager.

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A un moment donné, un peu comme quand on a trop mangé, le cerveau dit “stop !” et refuse d'ingérer la moindre information supplémentaire, et même de jeter simplement un oeil au stock d'information.

Bien entendu, tout cela se fait de manière inconsciente, et nous laisse dans la panade.

La procrastination

La procrastination, qui est la faculté à remettre à plus tard certaines actions, peut jouer son rôle, mais comme pour le TDAH, la procrastination est une conséquence, c'est en en comprenant quelques-unes de ses causes possibles qu'on peut avancer.

La friction

Imaginez : vous avez une armoire à deux portes. La porte de gauche s'ouvre sans problème, en silence. La porte de droite, par contre, est à moitié coincée, elle demande des efforts considérables pour daigner s'ouvrir, et elle grince de manière épouvantable.

Où allez-vous ranger votre linge de préférence ?

A gauche, bien sûr.

Transposons cette image aux logiciels ou applications de gestion des tâches :

Lorsque votre programme de la journée est enfoui au fond d'une application, elle-même fermée, que vous devrez ouvrir en ayant au préalable déverrouillé votre smartphone, qui se trouve actuellement dans votre sac ou votre poche, vous avez l'équivalent d'une porte coincée et bruyante : une série d'obstacles vient se mettre en travers de votre chemin et, pour peu que la surcharge cognitive ait déjà fait son oeuvre, vous finissez par oublier l'existence même de ladite application, qui est bien planquée dans son espace numérique virtuel invisible…

Les rythmes

Dans la nature, tout est rythmes, cycles, je vous en avais parlé ici il y a bien longtemps à propos d'une certaine réforme qui ne m'a laissé que des mauvais souvenirs.

Il y a les alternances (jour/nuit, saisons, marées) et les variations constantes (niveaux d'hormones… cours de bourse !)

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Eh bien, pour nous, c'est pareil.

Il y a des périodes où nous sommes réceptifs et actifs, et d'autres où notre niveau d'attention décline et où, probablement, nous avons besoin de faire une pause, mais nous ne nous rendons pas compte, la vie actuelle nous imposant d'en faire toujours plus, toujours plus vite, tout le temps.

Nous avons besoin d'alternance.

La solution

La solution est composée de plusieurs “modules”, qui interagissent les uns avec les autres pour former une mécanique bien huilée et qui fonctionne.

Pour être efficace, vous devez au préalable avoir bien intégré les éléments importants que sont saturation cognitive, rythmes et friction.

La solution à la saturation cognitive

Elle réside dans une petite habitude à prendre, accompagnée d'un allègement de la charge mentale.

L'habitude, et je vous en ai déjà parlé bien des fois, consiste à préparer le soir la journée du lendemain. C'est fondamental !

Imaginons que vous soyez dans une phase de saturation, vous n'avez pas envie d'ouvrir le moindre logiciel, vous n'avez pas envie d'affronter la moindre liste ni de faire le moindre effort, vos pensées sont chaotiques.

C'est simple : le soir, prenez un bout de papier, un cahier, ou une enveloppe vide récupérer dans le courrier reçu et que vous n'avez pas jetée, asseyez-vous tranquillement, respirez lentement trois fois et tranquillement, faites un petit point sur la journée écoulée et sur ce que vous aurez à faire le lendemain.

Repérez les trois éléments les plus importants (s'il n'y en a que deux ou même un c'est encore mieux), notez-les, relisez-les et allez vous coucher.

Ces éléments vont “infuser” toute la nuit sans que vous ne vous en rendiez compte.

Le lendemain, ne réfléchissez pas, prenez ce bout de papier et accomplissez la courte liste de tâches que vous aviez notée la veille.

Vous allez voir, ça va se faire tout seul.

Et vous vous rendrez compte (rythmes) qu'à certaines périodes vous noterez bien plus de trois tâches, et vous les accomplirez, alors qu'à d'autres vous vous limiterez volontairement.

Et au bout d'un moment, vous aurez envie de faire la même chose, mais à l'aide d'une application au lieu du bout de papier. L'important est de prendre l'habitude.

La solution à la friction

Un jour, je suis tombé sur article de blog qui décrivait un objet minimaliste qui a immédiatement allumé une ampoule de 5000 watts dans ma cervelle.

Cet objet conceptuel, c'est le “Ugmonk Analog” .

De quoi s'agit-il ?

D'un petit porte-cartes en bois, très joli, qui contient un jeu de “cartes de tâches à faire”, ainsi qu'une rainure permettant d'insérer verticalement une carte.

Le kit Ugmont Analog – © ugmonk.com

Ce n'est pas virtuel, ce n'est pas une application planquée au fin fond de votre ordinateur ou de votre smartphone, c'est un bel objet en bois agréable à regarder, à toucher, qui place juste en face de vos yeux votre listes de choses à faire.

Finie la friction !

Bon, étant donné que c'est vendu assez cher, et que faire venir un kit depuis les USA jusqu'à l'île de la Réunion où j'habite double le prix, sans compter le dédouanement, j'ai laissé tomber l'idée d'en acheter un mais j'ai pris un bout de bois, une scie, et avec mes petites mains actives je me suis fabriqué ma propre version simplifiée du Ugmong Analog.

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Il n'y a pas le réservoir à cartes incorporé, mais ça fonctionne !

J'ai également conçu un modèle de cartes, dont j'ai fait une version PDF (que vous pouvez télécharger ici), et que j'imprime sur bristol, que je découpe et que j'insère dans mon bloc de bois.

J'ai mis ça devant l'ordinateur qui est un peu mon “camp de base” et, que je le veuille ou non, tout ce que j'ai à faire se trouve constamment devant mon nez, ce qui facilite amplement les choses.

La solution à la variation des rythmes

Attention, si vous êtes un chef d'entreprise, un chef de projet, une personne ayant de multiples et nombreux dossiers à traiter en urgence, bien entendu, ce qui suit ne s'applique pas à votre cas.

Ou du moins, ça peut s'appliquer, mais comme une couche supplémentaire vous permettant de temps en temps d'éclaircir votre horizon. Vous allez comprendre pourquoi.

…Donc, nous sommes soumis à des rythmes ? Il y a des moments où on y va à fond et des moments où est en pleine digestion intellectuelle ? Il y a des apps qui nous plaisent et qui subitement ne nous attirent plus ? Jusqu'au moment où elles nous attireront de nouveau ?

Je pense que c'est simplement parce que certaines d'entre elles permettent d'avoir une gestion poussée des taches (par exemple Omnifocus, Todoist, Things ou TickTick) et qu'elles peuvent parfois procurer des indigestions mentales, alors que d'autres (TeuxDeux, Tweek) sont plus minimalistes, voire plus limitées. Et ne parlons pas de la simple fiche en bristol de mon Ugmonk Analog maison, impossible de faire plus basique !

Eh bien vous savez quoi ?

Je n'ai plus aucun problème à passer de l'une à l'autre en fonction de la phase de rythme dans laquelle je me trouve, voire à en utiliser deux en parallèle.

Et c'est vraiment ça qui m'a libéré, qui m'a permis de vaincre le problème.

A titre personnel, j'utilise donc :

  • Les fiches cartonnées
  • L'application TeuxDeux, minimaliste à souhait, qui a l'avantage de se trouver à la fois, toujours ouverte, dans le navigateur de mon ordinateur et dans mon smartphone
  • L'application TickTick, plus complète, avec dossiers, sous-dossiers, liaison avec l'agenda, etc…

Et j'alterne, sans complexe, en fonction de l'humeur du moment. C'est un genre de “surf mental” qui me permet de m'adapter à la “vague” de ma courbe d'attention.

Et quand j'ai VRAIMENT besoin de PENSER à quelques chose d'IMPORTANT, je colle un post-it de couleur sur une fiche de mon “Ugmonk maison”.

La variété maintient l'attention

L'objectif étant de ne pas devenir “aveugle” à un objet que je vois tout le temps, un peu comme quand on ne voit même plus les publicités sur les pages des sites web qu'on visite, les professionnels appellent ça “ad blindness” (“ad” signifiant “publicité” et “blindness” signifiant le fait d'être aveugle).

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Photo de Anna Shvets/Pexels.com

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C'est cette variété qui maintient mon attention, même quand elle est très faible lorsque, par exemple, je suis passionné par une chose qui fait passer tout le reste (tout !) au second plan, ce qui m'arrive assez souvent.

Conclusion

Voilà, j'arrive à la fin de cet article, ouf, j'y suis arrivé.

Je vous garantis que depuis des mois je n'ai plus de problème avec le syndrome des “applications de gestion de tâches installées et oubliées”, qui ne sont qu'un symptôme d'éléments psychologiques planqués et qu'il faut commencer par comprendre pour ensuite agir.

Je suis bien plus zen, j'ai un peu l'impression que ma quête est terminée, j'ai touché le Graal… Ça fonctionne et c'est sympa.

Il y aurait un livre entier à écrire sur le sujet, que j'ai vraiment survolé… Mais pour l'instant je vais me contenter d'aller me faire un café.

Essayez, vous verrez, ma solution fonctionne.

Inutile de commander un onéreux Ugmonk Analog ni même de couper, rainurer, teindre et cirer un morceau de bois de pin comme je l'ai fait par plaisir, vous pouvez simplement utiliser un petit support de smartphone ou inventer un porte-fiches en carton, ou même une boule de Patafix, le principal étant que la carte soit bien orientée, juste en face de votre nez !

Un petit support pour smartphone, ça marche aussi…

Essayez, et dites-moi ce que vous en pensez.

Et aussi, en commentaire, dites-moi si vous pensez que décidément, je suis un grand malade mental ou bien si vous aussi, vous avez ce problème et si c'est le cas… ne culpabilisez surtout pas ! La solution est là !

Ne quittez pas ce site avant d'avoir visité la librairie numérique de Nanoug, merci !