Je vous propose aujourd’hui une méthode très simple qui permet de gérer efficacement et sereinement ses tâches, ses projets, et tous les petits événements de la vie qui ne sont ni des tâches à réaliser, ni des rendez-vous à ne pas manquer, mais dont nous voulons garder une trace.

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C’est une méthode déconnectée, utilisant trois cahiers, un stylo et une règle.

Je vous ai parlé dernièrement du Bullet journal, invention née dans l’esprit créatif d’un new-yorkais et qui – ô joie – promettait un petit retour aux sources : pas de logiciel, mais un gros cahier tenant lieu à la fois de gestionnaire de tâches et de projets, de journal personnel, de mémoire visuelle et, en fait, de tout ce qu’on peut vouloir garder comme trace écrite dans notre vie.

Ce Bullet Journal est bien sympathique. Mais à l’usage, je lui ai trouvé quelques défauts assez gênants. Un certain manque de souplesse, accompagné d’un côté un peu disparate : faire cohabiter, par exemple, des notes de lectures avec des listes de tâches me semble un peu « brouillon ». Au début, c’était bien, mais à l’usage, c’était parfois peu pratique.

Plaisir d’écrire

Néanmoins, je continue à aimer le concept du Bullet journal, son côté tactile, le plaisir d’écrire à la main, et aussi le fait que l’information n’est pas « masquée » comme c’est le cas avec les logiciels de gestion de tâches : une fois refermée, la page devient invisible, planquée dans les tréfonds du disque dur, et on n’a pas la possibilité de « feuilleter » simplement le recueil d’informations, même si, bien entendu, on a l’avantage de pouvoir faire une recherche par mots-clés.

Je me suis donc mis en quête d’un système qui me convienne mieux, et qui soit compatible avec ma petite « méthode QF » tout en gardant délibérément l’usage du vrai papier et de l’écriture manuscrite.

Le lundi premier juin dernier, après un brainstorming accompagné d’une petite carte mentale, histoire d’avoir les idées bien claires, je démarrais une nouvelle organisation. Je ne savais pas si elle tiendrait la route sur la durée. Il fallait tester.

Un mois plus tard, je constate que cette petite méthode fonctionne parfaitement. J’ai enfin trouvé quelque chose d’efficace, de souple, de net, qui apporte à la fois efficacité et sérénité. Ces trois cahiers sont mes compagnons, et ils sont vivants, en action chaque jour.

Je préfère cette méthode au Bullet journal ainsi qu’à l’utilisation exclusive de logiciels comme Todoist, Omnifocus ou Wunderlist. Et aujourd’hui, je la partage avec vous. L’adopterez-vous ?

La méthode des trois cahiers

Il suffit de se munir de trois cahiers, peu importe la marque ou la taille. Pour mon premier lot, j’ai utilisé des Clairefontaire à spirale (17 X 22 cm, 90 gr/m2, 100 pages, si vous voulez tout savoir). Pour le deuxième lot, si je m’y prends à l’avance pour les commander, je reviendrai probablement aux Whitelink dont je vous parlais ici.

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Le premier de ces cahier recueille les projets.

Qu’est-ce qu’un projet ? C’est une suite de tâches qui vont ensemble.

Exemples de projets qui sont réellement dans mon cahier personnel :

  • Le projet « liste des livres à lire dans les prochains mois ».
  • Le projet « préparation de la rentrée : ce que je ne dois pas oublier » (pour les directeurs d’école).
  • Le projet regroupant toutes les idées d’articles à publier sur le blog.
  • Le projet-pense-bête de tous les petits bricolages que j’ai prévus pendant les vacances.
  • Etc…

A chaque fois que vous avez un projet, vous ouvrez le cahier, prenez une page vierge, écrivez le titre du projet en haut de la page et notez les différentes actions à réaliser, une par ligne, chaque ligne commençant par une petite case à cocher (un simple carré tracé au stylo).

Mais attention : ce n’est pas ce cahier qui vous servira à gérer vos tâches quotidiennes. C’est le suivant.

Le deuxième de ces cahiers recueille au jour le jour les tâches à réaliser le lendemain.

Le principe est très simple : la veille au soir, vous écrivez la date du lendemain, vous décidez des tâches que vous devez réaliser, vous les notez l’une au-dessous de l’autre, vous n’en mettez pas trop, puis (très important), vous prenez votre règle et vous tracez un trait sous la dernière de ces tâches.

Ce trait est très important. Il évite de voir la liste s’allonger dans la journée au fur et à mesure que les nouvelles idées apparaissent, et il évite la frustration de ne pas voir tout coché en fin de journée. Par contre, il faut bien doser la liste de manière à avoir la satisfaction de TOUT avoir coché lorsque la journée se termine.

Si vous êtes néanmoins obligé d’accomplir d’autres actions ce jour-là, il suffit de les inscrire sous le trait et de les cocher. Nous reviendrons sur le rôle prépondérant de ce trait lorsque je vous parlerai du livre remarquable qui m’a enseigné cette technique.

Le troisième de ces cahiers est le journal.

Dans le journal, vous gardez la trace des petits événements de la journée que vous ne voulez pas oublier. Par exemple, le nom de la personne avec laquelle vous avez eu une conversation importante aujourd’hui. Ou le site web que vous avez aimé et dont vous voulez vous souvenir. Ou la recette des fondants au chocolat. Ou une citation intéressante découverte au hasard d’une lecture.

Le journal n’est pas une liste de tâches à réaliser. C’est une liste de traces à garder. Il est très utile. C’est lui le chaînon manquant qui rend bancals les autres systèmes basés uniquement sur des listes de tâches.

Et le quatrième cahier ?

Vous pouvez ressentir le besoin d’avoir un quatrième cahier. Ne vous gênez pas, s’il peut vous être utile, mettez-le en place. par exemple, je vais probablement en ouvrir un destiné à mes notes de lecture. C’est tellement bien, les notes de lecture !
Notes de lectures, notes destinées à garder un souvenir des films qui nous ont plu, notes de voyage… Rien n’empêche de mettre en place des cahiers supplémentaires, à condition bien sûr qu’ils ne prennent pas la poussière.

Le petit coup de pouce numérique

Ce n’est pas parce vous avez décidé d’utiliser des cahiers que vous devez forcément faire l’impasse sur les solutions numériques.

Trois exemples :

  • Je note mes rendez-vous sur mon agenda en ligne, disponible sur mon smartphone, mon ordinateur ou n’importe quel dispositif numérique connecté. Il a trois gros avantages : il me suit dans la journée sur mon smartphone, il m’alerte à l’avance pour que je n’oublie pas mes rendez-vous et il n’est pas « perdable », puisque stocké dans le cloud.
  • J’utilise sur mon smartphone un petit gestionnaire de tâches très pratique (voir evrdy.com) pour collecter à l’improviste les tâches à ne pas oublier. Ensuite, je les reporte sur le cahier de projets ou le cahier de tâches à faire pour le lendemain.
  • Je photographie les pages de mon journal et les place dans Evernote, pour pouvoir retrouver si nécessaire une information alors que je suis loin de chez moi.

Voilà. Ce système (que j’ai baptisé la « méthode des trois cahiers ») fonctionne bien. Il est logique et pratique. Tellement que j’ai créé un deuxième jeu de cahiers, qui reste à mon école et que j’ai dédié à mon activité de directeur. Et là, le fait d’être déconnecté offre un avantage supplémentaire : si je tombe malade ou si je change d’école, je sais que les informations seront accessibles facilement à la personne qui me remplacera et qui n’est pas forcément à l’aise avec l’outil numérique…

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