Depuis quelques mois, j'ai mis en place de façon empirique un nouveau mode de gestion des tâches au niveau de mon travail de directeur d'école. Etant donné qu'il fonctionne particulièrement bien, je me suis dit que ce petit système pourrait rendre quelques services à d'autres collègues directeurs.
Et aussi, d'ailleurs, à quiconque cherche un moyen ultra-simple de gestion de ses propres tâches. Le moment de partager est venu. Venez lire…
Ce qui est amusant, dans la gestion des tâches, ce sont les “systèmes”. Les recettes. Les modèles. Il y en a tout plein, et il est amusant de les tester, mais aussi d'en inventer.
Il ne s'agit pas de partir dans tous les sens comme une girouette dans le vent, mais simplement de s'adapter à son environnement du moment. Parce qu'il y a des périodes de l'année où on est “surbooké”, et d'autres où tout est calme. Parce que certains aspects de notre vie demandent plus d'attention que d'autres. Parce qu'on peut rechercher les rituels qui fonctionnent et parallèlement fuir la routine…
J'ai toujours mis le fonctionnement de mon activité de directeur d'école “à part” des autres grands pans de ma vie, lorsqu'il s'est agi de l'organiser. Je pense que cela est dû en grande partie à l'aspect “communication” qui est prépondérant et qui dicte d'ailleurs la plupart des actions au niveau de la direction d'une école, si on y réfléchit bien.
Un grand cahier, une page de gauche, une page de droite.
Sans plus attendre, je vous explique en quoi consiste cette organisation. Elle consiste en un grand cahier, le plus grand possible mais pas forcément épais. El l'occurrence, un cahier de dimension 24 X 32 cm, vous savez, celui qui est fréquemment utilisé en maternelle pour y coller les productions des élèves au format A4.
Sur la page de gauche, tout en haut, dans l'en-tête, j'inscris la semaine concernée. Parce que je travaille sur la semaine. Donc, par exemple, “semaine du 16 au 20 mai”.
Les 8 à 10 premières lignes de la page de gauche sont consacrées aux rendez-vous à venir. Pas uniquement ceux de la semaine en cours, mais aussi ceux qui suivent et que je ne devrai pas oublier. En les mettant devant mon nez chaque jour, ils finissent par entrer dans ma cervelle.
J'utilise une ligne par rendez-vous. J'essaie de les inscrire dans l'ordre, mais ce n'est pas toujours possible. Ce n'est pas grave, je n'ai quand même pas un emploi du temps de ministre, et je ne suis déchargé qu'un jour par semaine.
Ensuite, je tire un trait de séparation, en laissant quelques lignes vierges pour le cas où des rendez-vous impromptus apparaîtraient, ce qui est souvent le cas.
Sous le trait de séparation, j'indique les tâches à réaliser. C'est différent des rendez-vous.
Par exemple, cette semaine, dans mon propre cahier, il y a :
- “Déterminer la date du troisième conseil d'école”
- “Prévenir la mairie de la date du conseil d'école”
- “Préparer l'ordre du jour”
- “Préparer les invitations”
- “Envoyer les invitations”
- “Payer le photographe”
- “Déterminer l'ordre du jour du prochain conseil des maîtres”
- Etc…
Je dessine une petite case à cocher au début de chaque ligne, je place une tâche par ligne. Et aussi, je décale légèrement vers la droite les “sous-tâches”, pour qu'elles forment un bloc identifiable.
Bien entendu, pour être efficace, il faut décomposer au maximum les sous-tâches. Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, si j'avais simplement indiqué “conseil d'école”, j'aurais eu bien du mal à avancer. Tandis qu'en suivant “bêtement” des petites étapes bien distinctes, ça avance tout seul, ou presque.
La page de droite
La page de droite est mon “journal-bloc-note”. J'y consigne les petits événements de l'école lorsqu'ils se produisent (par exemple “Mardi 17 mai : rencontré tel parent à propos de tel sujet”).
Je m'en sers également pour noter les idées qui me viennent, les informations qui me sont données lorsque je suis au téléphone, bref c'est un espace vivant et qui regroupe plein d'informations au même endroit, ce qui est bien pratique pour les retrouver.
Lorsque je dois consigner un compte-rendu de réunion, il m'arrive également de le faire dans le cahier (bien que je préfère tout noter directement à l'ordinateur ou à la tablette, c'est nettement plus pratique puisque c'est immédiatement finalisé et rangé à sa place.)
Les habitués de ce blog y verront un genre de cousin du Bullet-journal, et ils n'auront pas tort. Mais il est plus simple à gérer qu'un Bullet-Journal, et le fait de traiter les informations sur la semaine est bien pratique.
Ah, pour les angoissés : si vous n'avez pas assez de place sur la page… attaquez la page suivante, tout simplement. C'est un modèle, pas un carcan.
Et aussi : je note tous les rendez-vous de l'année sur l'agenda de mon smartphone. Ici, je ne fais que me mettre en face des yeux les rendez-vous proches, et je trouve cela très utile.
Encore une étape…
Ah, j'allais oublier la dernière étape, la plus importante : à la fin de chaque semaine, je passe en revue cette double page. Je vérifie que j'ai bien coché chaque action réalisée et chaque rendez-vous écoulé. Puis, je trace une grande diagonale qui barre toute la page. Crac ! Mission accomplie.
…Et je reporte sur la prochaine “page de gauche” les rendez-vous qui suivent, ainsi que les tâches qui n'auraient pas été accomplies, et je rajoute celles à venir.
Voilà, c'est tout, et ce n'est pas bien compliqué. Mais comme toujours, simplicité = efficacité ! Depuis que j'ai adopté cette solution, je trouve que je suis plus serein, ainsi que ma secrétaire, qui a bien entendu accès à ce cahier. Nous oublions moins de choses.
Mais…Vous allez me dire : “qu'est-ce qui empêche d'utiliser ce système dans notre vie de tous les jours” ? “Rien !”, vous répondrai-je.
L'avantage de cette double page, c'est qu'elle permet de “contempler le paysage de ce que nous avons à faire”. Cet aspect visuel est 1000 fois plus lisible et pratique que des listes cachées au fin fond d'une application. A condition, bien entendu, de ne pas avoir une vie trépidante avec des dizaines d'actions à mener chaque jour.
Je vous propose d'essayer, pour voir. Qui sait ? Vous verrez peut-être un peu de zen apparaître dans votre vie 🙂
Mise à jour du 19 mai 2016 :
A la demande de Gauthier (voir commentaires), voici deux photos de mon “vrai” cahier. Je n'avais pas pu en mettre mercredi parce que j'étais chez moi et que le cahier était à l'école 🙂
J'ai eu du mal à trouver deux pages qui ne contenaient pas trop de données confidentielles. J'ai néanmoins été obligé de flouter quelques zones. Mais vous avez largement de quoi vous faire une idée de la chose…
je suis une adepte des plannings et autres moyens de retenir les tâches à effectuer. Je trouve que quand on a noté ce qu’on doit faire il est plus facile d’avancer sereinement, la mémoire n’est plus encombrée par une longue liste de choses à retenir…
J’ai fait un mix entre le système “double page” et le bullet journal. Pour chaque semaine j’ai une double page, avec un calendrier de la semaine tracé sur le quart haut la page de gauche (cela me prend une minute, une double ligne par jour,je mets juste les initiales des jours), dans lequel je note les rendez vous, les visites, les évènements à ne pas oublier en journée. A côté de ce petit tableau je note ce qui est prévu en soirée.j’ai un code perso pour très vite reconnaître ce qui est à faire.
Dessous il y a la liste des tâches de la semaine, qui peut déborder sur la page de droite. Ensuite une partie “bloc note” sur le reste de la page de droite.
Si j’en éprouve le besoin je continue les pages suivantes sur le mode du bullet journal, bien souvent pour seulement deux ou trois jours sur la semaine. Je peux aussi y ajouter des pages spéciales qui sont ensuite répertoriées dans l’index du début.
Pour l’instant ce système me convient. Il a l’avantage d’être très flexible en fonction des besoins.
bonjour, comment faire pour voir votre travail réalisé, un exemple ?
merci
Bonjour Gauthier
Votre voeu est exaucé, voir en fin d’article (j’ai rajouté deux photos du cahier).
Bonjour,
Je suis les astuces de votre site et les garde qd elles me conviennent. Pour moi, l’organisation se fait plutôt par carte mental que je ne me’en sors plus. Mais le cahier est une bonne idée lorsqu’on est 2 personnes à gérer la direction. Je note, j’essaie et je garde s’il me convient.
Continuez vos articles car ils sont très intéressants. Merci de nous faire partager vos découvertes.
Bonjour Michel,
je fais un mix entre bullet, semaine sur une page paysage+ séparation du jour en 4 parties (urgent/important..) les périodes noires)+ calendrier du mois affiché pour les collègues (visite de représentants, sortie classe, médecine scolaire…)et ça fonctionne bien, enfin pas trop mal !
Pour moi le problème se trouve au niveau de l’articulation vie à l’école et vie perso : je laisse mon journal école à l’école et je suis coincée quand on me demande si je suis libre à 18h tel soir (la réponse est à l’école). C’est ballot !!
Je note que tu as une secrétaire : la classe !!
Merci beaucoup pour tous vos partages. Si j’ai bien compris, ce grand cahier remplace le système des 3 cahiers pour la direction???? Il manque alors un espace pour les projets???? J’avais mis en place pour mon organisation de directrice l’année scolaire passée les 3 cahiers, très utiles mais un peu encombrants…Un seul grand cahier me tente beaucoup, mais je veux bien saisir avant de décider quoi choisir pour la prochaine rentrée…
Bonjour
C’est en quelque sorte une variante de la méthode des trois cahiers et du Bullet journal 🙂
Il est vrai que concernant les projets, on a le choix : soit dédier des pages de ce cahier, soit avoir un cahier spécial, soit utiliser un logiciel.
La grande différence d’après moi ne se situe pas au niveau de l’emplacement des projets, mais au niveau de l’approche “semaine” permettant de visualiser à la fois les rendez-vous, les tâches à faire, les événements du journal, et pourquoi pas les projets.
Un de ces jours, il faudrait que je monte un blog spécial pour explorer les différents “systèmes” d’organisation. En fonction des individus, de la charge de travail, du moment de l’année, du contexte, un système peut être meilleur qu’un autre pendant un temps donné.
Le principal est d’avoir les idées bien claires sur les grands concepts de manière à ne pas se sentir paralysé.
Je vais changer d’école et passer d’une direction de 4 classes à une direction de 12 classes, maternelles et élémentaires.
Il est donc possible que ce qui fonctionnait très bien l’an dernier montre ses limites cette année. Les fondamentaux ne vont pas changer, mais la manière de traiter l’information nécessitera peut-être des adaptations.
C’est pour cela qu’avoir plusieurs systèmes à sa disposition est utile. L’avantage des trois cahiers, c’est qu’ils peuvent sans problème gérer de grandes quantités d’information.
Merci pour toutes ces réponses et explications.
Je suis directrice d’une école avec 14 classes, maternelles et élémentaires!
Pour la prochaine rentrée, je vais tester le grand cahier semaine …et faire le point après quelques semaines d’utilisation!