La rentrée des classes, c’est souvent le moment des bonnes résolutions. Pour les élèves, les enseignants et aussi les directeurs d’école. Parce que diriger une école, c’est aussi gérer des flux d’informations, je vais vous donner un petit exemple d’organisation qui fonctionne bien, celle que j’applique au quotidien.

Vous êtes la directrice ou le directeur de votre école ? Lisez ces quelques lignes, elles peuvent vous être utiles. Si vous êtes adjoint, « passez le lien » à la personne qui dirige votre école…

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© Jean Valley – Fotolia.com

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Précision : je ne prétends pas donner de leçon mais vous donner une petite recette qui fonctionne plutôt bien dans mon école. A vous de voir.

Je ne vais pas parler ici de TOUS les aspects de la direction d’une école, mais simplement d’un petit système qui devrait vous permettre de retrouver l’information que vous recherchez dans vos documents et de la partager avec votre équipe.

Une direction informatisée, ou pas ?

Dans les premiers temps de ma direction, j’ai commencé par informatiser « à fond » tout ce qui pouvait l’être, de manière à optimiser mon fonctionnement. C’était très pratique, et pourtant j’ai fait machine arrière.

Pourquoi ?

  • Parce que tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec l’informatique, et ce n’est pas un défaut ni une tare.
  • Parce que parfois un bout de papier est cent fois plus pratique qu’un savant montage logiciel.
  • Parce que l’efficacité de l’équipe passe avant l’effiacité d’un individu.
  • Parce que le système doit survivre au directeur, en cas de départ de l’école ou d’arrêt maladie, par exemple.

C’est ainsi que j’ai fermé le joli petit site web que j’avais monté il y a deux ans, qui regroupait toutes les informations utiles, le planning, les comptes-rendus de conseils, et qui était lu en tout et pour tout par cinq personnes.

Je l’ai fermé simplement parce que je me suis dit qu’en cas de pépin, personne ne pourrait prendre le relais…

Un dossier est un dossier.

Un dossier contient des documents. C’est vrai pour un dossier en carton, qui contient des chemises et des sous-chemises, comme pour un dossier informatique logé dans un coin de disque dur.

J’ai donc deux jeux de dossiers quasi-identiques : des dossiers réels, sous forme de classeurs suspendus dans l’armoire de mon bureau, et leur double, informatiques, dans l’ordinateur.

Ils portent les mêmes noms et couvrent les mêmes thèmes, et sont rangés dans l’ordre alphabétique.
Par exemple, on trouve « élèves », « Mairie », « IEN », « PAI », « Parents », « PPMS », etc…

Lorsque je cherche un document qui concerne un PAI, par exemple, il est donc soit dans le dossier réel soit dans le dossier virtuel. Et pas ailleurs. Simple, non ?

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Des dossiers, rangés dans l’ordre alphabétique. Il y a les mêmes, virtuels, dans mon ordinateur.

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Je précise également que mon armoire est quasi-vide. L’armoire du bureau n’est pas un lieu d’archivage. les archives, elles sont dans des boîtes d’archives, et rangées dans une autre pièce. L’armoire ne contient que les documents de l’année en cours et de l’année « N-1 ».

Dédoublement, accessibilité et sécurité

J’utilise également un outil très pratique qui s’appelle « Dropbox ».
Je vais essayer de vous décrire ce service en deux mots:

  • Vous ouvrez un compte gratuit sur le site www.dropbox.com.
  • Vous téléchargez un petit logiciel.
  • Ce petit logiciel installe sur votre ordinateur (Mac ou PC) un simple dossier tout bête.
  • Tout ce que vous mettez dans ce dossier se synchronise tout seul avec le dossier identique qui se trouve chez dropbox.com
  • Si vous avez plusieurs ordinateurs, vous installez plusieurs fois le même petit logiciel et tous les dossiers de tous vos ordinateurs se synchronisent automatiquement entre eux. Tout ce que vous mettez dans un ordinateur se retrouve automatiquement dans tous les autres ordinateurs appartenant au même compte.

Une petite vidéo explicative : 

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De plus :

On peut très facilement partager des sous-dossiers avec d’autres comptes Dropbox.
C’est là que ça commence à devenir intéressant.

Suivez bien :

  • J’ai un compte Dropbox personnel.
  • Dans ce compte Dropbox, donc dans mon ordinateur personnel, j’ai plein de dossiers, et j’en ai un qui s’appelle « Direction ».
  • J’ai également ouvert un compte Dropbox, distinct, pour mon école.
  • Je partage mon dossier « Direction » avec le compte Dropbox de mon école.

Ce qui veut dire :

 

  • Que dans l’ordinateur de mon école, il y a un dossier « direction ».
  • Que tout ce qui est mis dans ce dossier se synchronise avec le dossier « Direction » qui se trouve sur mon ordinateur personne, et vice-versa.

Les avantages :

  • Si on me cambriole l’école et qu’on me vole l’ordinateur, je ne perds aucune donnée. Je précise que bien entendu, j’ai une sauvegarde du dossier Dropbox, chez moi.
  • Je peux accéder à mon dossier « Direction » de n’importe où : de chez moi, ou de n’importe quel ordinateur connecté. c’est ainsi qu’un jour, alors que j’étais au Rectorat (qui se trouve au moins à 40 km de chez moi), j’ai pu imprimer un document qui m’a été réclamé de manière impromptue simplement en me connectant à mon compte à partir d’un poste fixe. Pratique.

Et le partage d’informations avec l’équipe ?

Pour partager les informations importantes avec l’ensemble des enseignants de l’école (un nombre astronomique de quatre autres personnes, mais la technique peut être étendue à bien plus de monde), j’utilise encore une fois Dropbox, vous allez voir, c’est très simple :

  • J’ai un autre dossier partagé, qui s’appelle « année scolaire 2012-2013 ».
  • Dans ce dossier partagé, il y a le planning annuel des « 108 heures » sous la forme d’un tableur Excel, un dossier consacré aux comptes-rendus des différents conseils, un autre consacré au projet d’école, etc…
  • Ce dossier est partagé avec les comptes Dropbox des autres enseignants de mon école.

De cette manière, tout le monde a sous la main, chez lui, toutes les informations nécessaires…

  • Consulter le planning pour avoir les dates de concertation ? Sous la main.
  • Le projet d’école? Sous la main.
  • Il y a également des dossiers pour lesquels chacun apporte sa petite pierre, et les initiatives ne viennent pas uniquement de moi.
    Par exemple, nous sommes en train de nous créer un petit imagier commun. Lorsque l’un de nous crée ses fiches, il les glisse dans le dossier « imagier », et de cette manière tout le monde en profite.
  • J’y ai même glissé une petite feuille Word que j’ai rebaptisée « blog ». Le blog le plus simple du monde ! Il n’est visible que par ceux qui partagent ce dossier.

…Pratique, non ?

De plus, il est très facile de partager temporairement ce dossier avec un remplaçant qui serait là pour quelques semaines, par exemple. Il se sentirait immédiatement chez lui, et je peux retirer une adresse partagée à tout moment.

Cet article ne couvre qu’une minuscule partie du boulot de directeur, mais avec une bonne organisation, les bases d’un fonctionnement fluide sont posées.
Croyez-moi, ça facilite la vie !



   

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