Inbox, mot anglais signifiant boîte de collecte, boîte d’entrée, boîte de réception. Cette boîte peut être physique ou virtuelle. Si vous voulez rester zen, maîtriser votre environnement, garder le contrôle de votre vie au milieu de l’univers qui s’agite frénétiquement autour de vous et qui vous demande d’être sans cesse plus efficace, mettez en place votre « inbox ».

C’est une notion simple à comprendre et qui apporte un changement agréable immédiat.

Imaginez : le facteur vient de passer dans votre rue, vous prenez les quelques enveloppes qui ont été déposées ce matin, vous en ouvrez une, vous lisez ce qu’elle contient… et vous remettez tout dans la boîte aux lettres, en forçant quand même un peu, puisque des dizaines, des centaines d’autres lettres s’y trouvent, ouvertes ou non, depuis des mois !

Imaginez le boulot pour retrouver au milieu de cet entassement la facture que vous avez à payer pour aujourd’hui dernier délai. Imaginez les heures passées à fouiller dans cet entassement à chaque fois que vous cherchez à joindre quelqu’un qui vous a écrit par le passé.

Mais bien sûr, vous n’êtes pas comme ça. Lorsque vous allez chercher votre courrier, vous ne le laissez pas dans la boîte aux lettres, voyons, quelle idée…

Ah bon…

…Et tous les mails que vous avez reçus, où sont-ils ?
…Et les factures que vous avez à payer, où sont-elles ?
…Et cet entassement de paperasses sur la table (ou dans l’armoire) qui vous sert de bureau, vous le maîtrisez ?
…Et cette liste sans fin de toutes les choses que vous avez à faire et qui s’allonge chaque jour un peu plus, vous la trouvez gérable ?

Stop ! Inbox.

Ah, la langue anglaise est quand même bien pratique. Pour créer un mot nouveau, elle prend deux mots existants, elle les colle et hop, un mot nouveau apparaît, court, percutant, efficace.

« in » signifie « dans » et « box » signifie « boîte ». « Inbox » signifie donc « la boîte dans laquelle on met des choses ». Ou mieux : « boîte de collecte ». Mais c’est plus long à dire, à lire et à écrire. Qu’importe, c’est la notion qu’elle recouvre qui est importante.

Faisons simple, sans entrer dans les détails, l’important c’est que vous en compreniez les grandes lignes :

Cette boîte peut être physique ou virtuelle.

Boîte physique : une « bannette » de bureau, une boîte à chaussures, un carton… Qu’importe, pourvu que ce soit une boîte. Vous y placez TOUT ce que vous avez à traiter : papiers, enveloppes, documents, tout ce qui se trouve en ce moment éparpillé devant vous, qui vous met mal à l’aise, qui vous stresse, qui vous encombre et que, de toutes manières, vous n’allez pas traiter aujourd’hui.

Boîte virtuelle numéro un : un dossier que vous allez appelez « Inbox » et que vous allez placer sur votre bureau d’ordinateur. Ramassez-moi tout le fatras de fichiers qui traînent sur votre écran et placez-les dans votre « Inbox ». Ouf, votre bureau est dégagé, vous respirez.

Boîte virtuelle numéro deux : si vous avez un smartphone, vous avez bien une petite app de gestion des tâches qui s’y trouve, que ce soit Wunderlist, Todoist, EveryDay, Any.do ou autre. Ouvrez-la : il y a peut-être déjà un dossier qui s’appelle « Inbox ». S’il n’y en a pas, créez-en un. Et au cours de la journée, à chaque fois que vous penserez à une chose à faire, inscrivez-la dans cette Inbox.

Stop ! Notion importante

Cette boîte de collecte N’EST PAS (« ne sont pas », puisqu’il y en a plusieurs) une boîte de travail.

C’est un lieu de stockage qui a deux fonctions :

• Mettre hors de votre vue ces amoncellements stressants.
• Ne rien perdre, ne rien chercher, ne rien oublier : tout est là-dedans.

Ensuite, bien entendu, il faudra traiter ce qui se trouve dans cette boîte. Je vous en parlerai dans le futur article sur ce thème (samedi prochain ?) mais je vous donne quand même trois indications :

• Vous devez avoir PEU de boîtes de collecte, et elles doivent être parfaitement identifiées comme telles.
• «  Boîte de collecte » ne signifie pas « boîte d'oubli ».
• L’objectif est de VIDER ces boîtes et de les maintenir VIDES.
• Retournez lire l’article dans lequel je vous parle de la méthode des trois cahiers et posez-vous la question suivante : est-il plus agréable de se noyer dans la masse des informations à traiter, ou bien d’ouvrir tranquillement le cahier contenant la courte liste des tâches à effectuer aujourd’hui ?