Depuis quelques mois, j’ai mis en place de façon empirique un nouveau mode de gestion des tâches au niveau de mon travail de directeur d’école. Etant donné qu’il fonctionne particulièrement bien, je me suis dit que ce petit système pourrait rendre quelques services à d’autres collègues directeurs.

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Double-page

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Et aussi, d’ailleurs, à quiconque cherche un moyen ultra-simple de gestion de ses propres tâches. Le moment de partager est venu. Venez lire…

Ce qui est amusant, dans la gestion des tâches, ce sont les « systèmes ». Les recettes. Les modèles. Il y en a tout plein, et il est amusant de les tester, mais aussi d’en inventer.

Il ne s’agit pas de partir dans tous les sens comme une girouette dans le vent, mais simplement de s’adapter à son environnement du moment. Parce qu’il y a des périodes de l’année où on est « surbooké », et d’autres où tout est calme. Parce que certains aspects de notre vie demandent plus d’attention que d’autres. Parce qu’on peut rechercher les rituels qui fonctionnent et parallèlement fuir la routine…

J’ai toujours mis le fonctionnement de mon activité de directeur d’école « à part » des autres grands pans de ma vie, lorsqu’il s’est agi de l’organiser. Je pense que cela est dû en grande partie à l’aspect « communication » qui est prépondérant et qui dicte d’ailleurs la plupart des actions au niveau de la direction d’une école, si on y réfléchit bien.

Un grand cahier, une page de gauche, une page de droite.

Sans plus attendre, je vous explique en quoi consiste cette organisation. Elle consiste en un grand cahier, le plus grand possible mais pas forcément épais. El l’occurrence, un cahier de dimension 24 X 32 cm, vous savez, celui qui est fréquemment utilisé en maternelle pour y coller les productions des élèves au format A4.

Sur la page de gauche, tout en haut, dans l’en-tête, j’inscris la semaine concernée. Parce que je travaille sur la semaine. Donc, par exemple, « semaine du 16 au 20 mai ».

Les 8 à 10 premières lignes de la page de gauche sont consacrées aux rendez-vous à venir. Pas uniquement ceux de la semaine en cours, mais aussi ceux qui suivent et que je ne devrai pas oublier. En les mettant devant mon nez chaque jour, ils finissent par entrer dans ma cervelle.

J’utilise une ligne par rendez-vous. J’essaie de les inscrire dans l’ordre, mais ce n’est pas toujours possible. Ce n’est pas grave, je n’ai quand même pas un emploi du temps de ministre, et je ne suis déchargé qu’un jour par semaine.

Ensuite, je tire un trait de séparation, en laissant quelques lignes vierges pour le cas où des rendez-vous impromptus apparaîtraient, ce qui est souvent le cas.

Sous le trait de séparation, j’indique les tâches à réaliser. C’est différent des rendez-vous.

Par exemple, cette semaine, dans mon propre cahier, il y a :

  • « Déterminer la date du troisième conseil d’école »
  • « Prévenir la mairie de la date du conseil d’école »
  • « Préparer l’ordre du jour »
  • « Préparer les invitations »
  • « Envoyer les invitations »
  • « Payer le photographe »
  • « Déterminer l’ordre du jour du prochain conseil des maîtres »
  • Etc…

Je dessine une petite case à cocher au début de chaque ligne, je place une tâche par ligne. Et aussi, je décale légèrement vers la droite les « sous-tâches », pour qu’elles forment un bloc identifiable.

Bien entendu, pour être efficace, il faut décomposer au maximum les sous-tâches. Par exemple, dans l’exemple ci-dessus, si j’avais simplement indiqué « conseil d’école », j’aurais eu bien du mal à avancer. Tandis qu’en suivant « bêtement » des petites étapes bien distinctes, ça avance tout seul, ou presque.

La page de droite

La page de droite est mon « journal-bloc-note ». J’y consigne les petits événements de l’école lorsqu’ils se produisent (par exemple « Mardi 17 mai : rencontré tel parent à propos de tel sujet »).
Je m’en sers également pour noter les idées qui me viennent, les informations qui me sont données lorsque je suis au téléphone, bref c’est un espace vivant et qui regroupe plein d’informations au même endroit, ce qui est bien pratique pour les retrouver.

Lorsque je dois consigner un compte-rendu de réunion, il m’arrive également de le faire dans le cahier (bien que je préfère tout noter directement à l’ordinateur ou à la tablette, c’est nettement plus pratique puisque c’est immédiatement finalisé et rangé à sa place.)

Les habitués de ce blog y verront un genre de cousin du Bullet-journal, et ils n’auront pas tort. Mais il est plus simple à gérer qu’un Bullet-Journal, et le fait de traiter les informations sur la semaine est bien pratique.

Ah, pour les angoissés : si vous n’avez pas assez de place sur la page… attaquez la page suivante, tout simplement. C’est un modèle, pas un carcan.

Et aussi : je note tous les rendez-vous de l’année sur l’agenda de mon smartphone. Ici, je ne fais que me mettre en face des yeux les rendez-vous proches, et je trouve cela très utile.

Encore une étape…

Ah, j’allais oublier la dernière étape, la plus importante : à la fin de chaque semaine, je passe en revue cette double page. Je vérifie que j’ai bien coché chaque action réalisée et chaque rendez-vous écoulé. Puis, je trace une grande diagonale qui barre toute la page. Crac ! Mission accomplie.

…Et je reporte sur la prochaine « page de gauche » les rendez-vous qui suivent, ainsi que les tâches qui n’auraient pas été accomplies, et je rajoute celles à venir.

Voilà, c’est tout, et ce n’est pas bien compliqué. Mais comme toujours, simplicité = efficacité ! Depuis que j’ai adopté cette solution, je trouve que je suis plus serein, ainsi que ma secrétaire, qui a bien entendu accès à ce cahier. Nous oublions moins de choses.

Mais…Vous allez me dire : « qu’est-ce qui empêche d’utiliser ce système dans notre vie de tous les jours » ? « Rien ! », vous répondrai-je.

L’avantage de cette double page, c’est qu’elle permet de « contempler le paysage de ce que nous avons à faire ». Cet aspect visuel est 1000 fois plus lisible et pratique que des listes cachées au fin fond d’une application. A condition, bien entendu, de ne pas avoir une vie trépidante avec des dizaines d’actions à mener chaque jour.

Je vous propose d’essayer, pour voir. Qui sait ? Vous verrez peut-être un peu de zen apparaître dans votre vie 🙂


 

Mise à jour du 19 mai 2016 :

A la demande de Gauthier (voir commentaires), voici deux photos de mon « vrai » cahier. Je n’avais pas pu en mettre mercredi parce que j’étais chez moi et que le cahier était à l’école 🙂

J’ai eu du mal à trouver deux pages qui ne contenaient pas trop de données confidentielles. J’ai néanmoins été obligé de flouter quelques zones. Mais vous avez largement de quoi vous faire une idée de la chose…

doublepage1

doublepage2

 

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