La Paperasse est un animal tenant à la fois du microbe et de l’éléphant.

Comme le microbe, elle semble s‘infiltrer dans notre environnement sans qu’on y prenne garde…

Puis elle se dédouble, se multiplie, s’entasse, envahissant nos espaces de travail, nos espaces de rangement, notre bureau, nos classeurs, nos armoires, et finit par trôner tel un éléphant, inamovible et légèrement encombrant sur les bords.


 

Sans aller jusqu’au cas de Gaston Lagaffe qui avait carrément aménagé une grotte à l’intérieur d’une pièce remplie de papiers pour aller y faire la sieste, et pour peu que vous ayez une vie assez remplie, avec de multiples points d’intérêt, vous vous demandez peut-être comment mettre un peu d’ordre dans cette invasion.

D’autant plus que depuis quelques années, le microbe a muté : les paperasses sont devenues « virtuelles » et reproduisent le phénomène dans les disques durs informatiques, en l’amplifiant même souvent.

Ce sont alors les « bureaux » de nos ordinateurs qui sont envahis d’icones en tous genres, de dossiers, de fichiers, qui prennent la poussière virtuelle, oubliés à jamais alors qu’ils sont là, juste sous nos yeux, et souvent en de multiples exemplaires.

Cette description vous rappelle quelque chose ?

Je vous propose de partir à la chasse du microbe-éléphant. Vous verrez, c’est simple et il y a des chances pour qu’à la fin de cette lecture vous vous exclamiez : « Bon sang mais c’est bien sûr ! Pourquoi n’y ai-je pas pensé avant ? »

Il faut d’abord que je vous explique une chose. le phénomène a deux sources :

  • La procrastination
  • Le manque de « mode d’emploi ».

Je ne vais traiter ici que du mode d’emploi, la procrastination étant destinée à avoir son chapitre bien à elle dans cette petite formation.

La procrastination est la tendance à remettre au lendemain, cela touche à la psychologie.

Le « mode d’emploi » est une marche à suivre simple, et touche à l’organisation.

Je n’ai rien inventé. Les secrétaires du monde entier appliquent des méthodes semblables ou approchantes. Elles ont été formées. A votre tour.

Parlons donc d’organisation. C’est parti.

Les concepts de base

Vous allez voir, c’est très simple finalement.

Nous allons tout d’abord définir des concepts de base :

  • Le contexte
  • Le rangement
  • Le classement
  • L’archivage

Le contexte :

Vous êtes enseignant ? C’est peut-être le cas si vous fréquentez ce blog. Vous avez donc tout un tas de documents qui concernent votre profession : fiches, exercices, BO, documentation académique, progressions, etc…

Voilà un contexte.

Vous avez un autre contexte : il s’agit de votre vie personnelle et des documents y afférent : factures, impôts, santé, etc…

Vous dirigez peut-être une association : club d’amateurs de sorties en montagnes russes, ligue des Pom-Pom Girls de la ville, ou Guilde des dégustateurs de chocolats fins se réunissant tous les dimanches après-midi pour une rencontre-découverte des meilleurs crus de cacao du monde…

Voilà un troisième contexte.

Le contexte est un GROS pôle d’intérêt dans votre vie. Quelque chose d’important, qui sera lui-même (plus tard) divisé en sous-contextes.

Identifiez ces deux ou trois contextes. Ne cherchez pas à entrer dans le détail.

C’est fait ? On passe à la suite.

 

Le rangement :

C’est l’action de placer un document à un endroit précis : un classeur (ou classeur suspendu), une armoire, ou un dossier d’ordinateur.

Si vous mettez vos chaussettes dans un tiroir précis de votre commode, vous savez ce qu’est le rangement.

Attention : dans la plupart des cas, le gros tas de papiers entassés sur quarante centimètres de hauteur sur un coin de votre bureau ne doit pas être considéré comme « rangé ».

 

Le classement :

C’est l’action qui consiste à organiser les documents dans un certain ordre.

 

L’archivage :

C’est le fait de se saisir d’un certain nombre de documents, de les mettre dans une grosse boîte et de les entreposer au grenier.

La méthode en quatre étapes

 

Armé de ces quatre concepts, nous allons pouvoir dessiner une méthode simple et efficace.

Tout d’abord, il faut comprendre que le contexte, le rangement, le classement et l’archivage s’appliquent à la fois aux documents réels et aux documents virtuel.

Il s’agit de traiter l’information qu’ils contiennent, le fait qu’ils soient en papier ou affichés à l’écran, c’est pratiquement la même chose.

Isoler les contextes

Les contextes sont comme des galaxies éloignées de plusieurs milliards de kilomètres : chacun a une vie qui lui est propre et il faut éviter de les mélanger.

A l’heure où j’écris ces lignes, je me trouve dans la pièce qui me sert de bureau, chez moi.

Sur le mur qui se trouve à ma droite, il y a des étagères.

Sur le mur qui se trouve à ma gauche, il y a des étagères.

Sur le mur qui se trouve derrière moi, il y a des étagères.

Dans ma vie, il y a trois gros contextes.

Le premier est rangé à ma droite, le deuxième à ma gauche et le troisième derrière moi.

Chacune de mes séries d’étagères héberge les « paperasses » afférentes à un contexte bien précis.

Quelques classeurs.

Le reste est occupé par des bouquins divers et variés, sans classement particulier.

J’ai même poussé le vice jusqu’à mettre les documents de mon contexte « perso » (impôts, banque, etc..) dans des classeurs de la même couleur.

Un contexte, un emplacement, une couleur.

C’est tout bête. Et on y voit tout de suite plus clair.

Dans mon ordinateur, c’est pareil : chacun des contextes est placé dans un dossier qui porte son nom.

Faire un tri

Pour chacun des contextes, nous allons prendre nos documents et en faire trois tas :

  • Tas numéro un : les documents à mettre à la poubelle!Soyez impitoyable.Le plus difficile, c’est de commencer.Vous pouvez éviter de faire ce tas en mettant directement les documents dans la corbeille à papier.Elle est trop petite, je vous préviens.
  • Tas numéro deux : les documents que je ne vais pas jeter mais qui ne sont plus, mais plus du tout d’actualité mais que je garde quand même. Par exemple, les papiers des impôts ou les fiches de paye.
  • Tas numéro trois : ce qui reste, et ce sera probablement le tas le plus petit.

Archiver les documents du tas N°2

Ces documents, je ne veux plus les voir. Je ne veux plus qu’ils m’encombrent.

Ce sont eux, les coupables.

Il y a peu de chances pour que j’aie à les revoir un jour, mais je vais quand même les garder « au cas où ».

J’ai néanmoins fait un tri sévère et j’en ai jeté la vaste majorité.

-Documents papier :

Je commence par les classer par année.

Puis par sous-contextes (impôts, factures, banque, etc…)

Chaque sous-contexte est rangé dans une sous-chemise, toutes les sous-chemises d’une année donnée sont rangées dans une chemise, et les différentes chemises sont rangées dans des boîtes d’archives, en carton.

Sur chaque boîte d’archive, j’écris ce qu’il y a dedans (années, sous-contextes, contextes) puis je vais placer ces boîtes hors de ma vue, hors de mon bureau, hors de mes « pièces à vivre ».

Si vous avez un grenier, c’est l’endroit idéal.

Sinon, le dessus d’une armoire peut faire l’affaire.

-Documents électroniques :

Le principe est exactement le même (les sous-chemises, chemises et boîtes d’archives étant remplacés par des dossiers), mais il y a une petite différence : vous devez nommer correctement chaque fichier.

Les dossiers « sous-chemises », « chemises » et « boîtes » verront systématiquement leur nom commencer par l’année concernée, suivie le nom écrit de manière explicite.

Exemple : « 2010 relevés de compte Crédit Agricole ».

Vous pouvez aussi systématiquement les présenter de cette manière : « 2010_relevés_de_compte_crédit_agricole »

Il paraît que les PC retrouvent plus facilement les noms de fichiers ou de dossiers présentés avec des « underscores » (le « tiret du bas ») entre chaque mot.

N’hésitez pas à faire une description la plus précise possible dans le nom de fichier : si vous avez un PC, sachez que le « chemin d’accès » à un document donné peut contenir 260 caractères !

(par exemple le nom de fichier « 2010_relevés_de_compte_Crédit_Agricole » ne comprend que 38 caractères, et si le chemin d’accès est : « C:\archives\2009\perso\banque\2010_relevés_de_compte_Crédit_Agricole « , vous n’avez utilisé que 69 caractères, vous avez donc une marge énorme pour détailler le contenu des fichiers.

Nommez correctement chaque fichier et chaque dossier archivé, vous verrez qu’il vous sera très facile de les retrouver.

D’autant plus facile qu’ils seront placés dans le dossier « archives », contenant lui-même le dossier du contexte donné, contenant lui-même les dossiers-années, contenant eux-mêmes les dossiers sous-contextes, etc…

N’archivez pas les documents de l’année en cours et de l’année « N moins un ».

Ca y est, vos archives sont créées, vous y voyez déjà beaucoup plus clair, votre environnement s’est désencombré, il vous reste maintenant à ranger et classer les documents courants.

Créer et remplir les espaces de rangement :

 

-Documents papier :

Je vous conseille d’utiliser des gros classeurs de bureau.

En général, les entreprises utilisent les dossiers suspendus, parce qu’elles ont à gérer une grande quantité de sous-contextes. Mais pour un particulier, en général, les gros classeurs sont plus pratiques.

Notez que les directeurs d’école peuvent avoir intérêt à utiliser les dossiers suspendus si leur armoire possède des étagères métalliques avec un petit rebord plié « étudié pour », ce qui est le cas de l’immense majorité des armoires métalliques de bureau.

Procurez-vous également des intercalaires en bristol. J’ai remarqué qu’ils sont plus solides, moins chers et vieillissent souvent mieux que ceux qui sont en plastique. Et le carton est plus sympa à manipuler que le plastique.

Faites ensuite la liste de vos sous-contextes.

Exemple :

  • EDF
  • Téléphone
  • Service des eaux
  • Abonnement satellite
  • Animaux
  • Factures et garanties…

Tout ceci pourra sans problème être regroupé dans un classeur, et pas forcément d’ailleurs un GROS classeur, puisque vous n’y rangerez que les documents de l’année en cours.

Autre exemple de contenu de classeur, si vous êtes enseignant :

  • Fiches de paye
  • Rectorat
  • MGEN
  • MAIF
  • CASDEN

ASTUCE : Ne nommez pas vos intercalaires. Attribuez-leur juste un numéro.

Puis inscrivez sur une feuille de papier, par exemple :

1-Fiches de paye

2-Rectorat

3-MGEN

4-MAIF

5-CASDEN

Prenez cette feuille et mettez-la en « page 1 » du classeur.

Cela vous évitera de racheter des intercalaires et vous facilitera l’ajout d’un sous-contexte supplémentaire.

Vous pourrez également facilement supprimer un sous-contexte ou le changer d’emplacement ou de classeur.

ASTUCE : faites comme les entreprises, et classez vos documents comme dans un « chronos », c’est-à-dire que le dernier en date sera sur le dessus et le premier en date sera le dernier.

Eh oui, dans vos classeurs aussi, « les premiers seront les derniers » et vous aurez ainsi un accès bien plus aisé à vos documents les plus récents, ceux que vous aurez le plus de chance d’avoir à consulter.

Ce sera également bien plus simple d’ajouter les feuilles suivantes : vous prenez l’intercalaire, vous ouvrez le classeur, vous placez la feuille, vous refermez le classeur.

 

Vous allez avoir une surprise : vous aurez besoin de très peu de classeurs.

Pourquoi ? Parce que les paperasses qui vous envahissaient par le passé sont désormais, soit à la poubelle, soit dans leur boîte d’archive et hors de votre vue.

-Documents électroniques :

Vous allez faire peu ou prou la même chose que pour les archives, avec quelques différences importantes :

  • Créez un dossier par contexte.
  • Créez un dossier par sous-contexte.
  • Rajoutez un dossier « courrier ».

Nommez vos documents plus finement en ce qui concerne la date.

Par exemple, si vous voulez ranger la dernière facture EDF, cherchez la date à laquelle elle a été créée, et faites un nom de fichier qui se présente ainsi :

2012-01-28_EDF_facture_97,00€

(Je sais, ce n’est pas très joli et au début ça fait un peu drôle, mais croyez-moi vous vous habituerez vite)

Pourquoi ?

Parce qu’il vous sera à l’avenir bien agréable de pouvoir d’un seul coup d’œil retrouver une facture précise, savoir quand elle a été envoyée et quel était son montant.

Il vous suffit de classer le contenu de votre dossier par ordre alphabétique, et tous les documents seront rangés par ordre chronologique et visuellement accessible.

(Il n’y a pas d’erreur dans la phrase qui précède: étant donné la manière de nommer le fichier, l’ordre alphabétique reproduira le vrai ordre chronologique. Ne faites pas confiance au classement chronologique intégré à votre ordinateur: si vous stockez le premier mai une facture datant du premier janvier, l’ordinateur vous dira qu’elle a été créée en mai et il se trompera)

Ca donnera quelque chose comme ça:

  • 2012-01-28_EDF_facture_97,00€
  • 2011-11-25_EDF_facture_97,00€
  • 2011-10-28_EDF_facture_97,00€
  • 2011-08-27_EDF_facture_97,00€

C’est ce qui s’appelle une paperasse « domptée ».

 

IMPORTANT: Très important, même:

Reproduisez dans votre ordinateur le schéma de classement de vos classeurs « physiques ». Nommez les deux de la même manière.

Ce qui est dans votre ordinateur est le « reflet » de ce qui est sur vos étagères, et vice-versa.

 

 

Le fonctionnement du système

au jour le jour:

  • Je pose sur mon bureau physique une corbeille dans laquelle je pose en vrac tous les documents entrants et non traités.
  • Je crée sur le bureau de mon ordinateur un dossier dans lequel le dépose tous les documents entrants et non traités.
  • Deux ou trois fois par semaine, je me donne 10 minutes pour ranger les documents pour lesquels aucune action particulière n’est requise. Je n’oublie pas de nommer correctement les fichiers informatiques.
  • Au bout de ces 10 minutes, je suis comme un moteur diesel qui a fait préchauffer ses bougies, et j’en profite pour traiter ce qu’il y a à traiter: réponse à un courrier, paiement d’une facture, etc…
  • Et puis c’est tout !
  • Au début de chaque année, au moment des « bonnes résolutions », j’archive les documents de l’année « N moins deux ».Je garde les documents de l’année qui vient de s’écouler disponibles à portée de mains, c’est toujours utile.

LA GROSSE ASTUCE:

Faites-vous plaisir. Regardez-moi le bureau de votre ordinateur: toutes ces icones entreposées.

Comment ça, vous allez ranger ? Oui, je le sais, maintenant que vous avez lu les conseils ci-dessus.

Mais en attendant, faites ceci, et faites-le là, tout de suite: créez un nouveau dossier et METTEZ-Y TOUT CE QUI TRAÎNE SUR VOTRE ÉCRAN.

Hop, d’un seul coup votre espace sera dégagé, clair, et votre esprit également.

Et le contenu du dossier sera bien plus facilement accessible, sous forme de liste alphabétique, que sous forme d’icônes en vrac.

 

Profitez-en pour visiter le site suivant:

http://www.desktopnexus.com/

C’est un site de « fonds d’écrans » somptueux.

Refaites la déco de votre ordinateur: une belle image en fond, et juste deux dossiers sur le bureau:

  • Celui qui regroupe le fatras qui était avant devant vos yeux.
  • Celui qui contient les fichiers que vous devez ranger.

Progressivement, vous ferez passer du contenu de l’un à l’autre et au bout de quelques temps, vous n’aurez plus qu’un seul dossier sur votre bureau d’ordinateur.

 

Voilà, c’était une méthode simple d’organisation de la paperasse.

 

Y’a plus qu’à…

Justement, c’est dans ce « y’a plus qu’à » que réside une nouvelle difficulté: comment arriver à agir, à le faire vraiment ?

Vous vous dites peut-être « c’est super, mais pour s’y mettre ça va être difficile: j’ai trop de choses accumulées ! »

Rassurez-vous: la suite vous expliquera comment se mettre en mouvement, si vous faites partie de cette catégorie de gens qui procrastinent, c’est-à-dire qui ont du mal à agir.

A bientôt !