Gérer son temps, ce n'est pas toujours facile. Il y a des délais à tenir, des priorités, bref une planification à établir, même sommairement. Mais attention ! Ne tombez pas dans le piège qui consiste à confondre votre emploi du temps avec celui des autres. Si vous n'y prenez garde, vous risquez de passer vos journées à courir comme un hamster dans sa roue : sans but personnel, uniquement pour satisfaire “les autres”, sans réfléchir. Tiens, réfléchissons au problème, justement…
Cet article prend place dans la petite série consacrée à la gestion de notre temps. Il est spécialement dédié aux directeurs d'écoles.
Nous avons déjà compris comment fonctionne la matrice d'Eisenhower, nous avons pris l'habitude d'avaler un crapaud vivant chaque jour, abordons aujourd'hui le silencieux (mais bien réel) problème de l'emploi du temps des autres.
Dans notre monde moderne et connecté, les individus que nous sommes ont toujours un fil à la patte. Même si ce fil est devenu virtuel et s'appelle par exemple désormais Wifi ou 3G, il nous transmet sans cesse un flot continu d'informations, de requêtes, de questions, d'ordres, de suggestions, de demandes, venant de notre entourage (professionnel ou familial), de notre hiérarchie, de nos amis, voire d'illustre inconnus qui apparaissent un beau jour spontanément dans notre boîte mail ou au détour d'une rencontre ou d'un site web.
Multiples
Tous ces braves gens ont des choses à nous dire, parfois importantes, des choses à nous demander, parfois urgentes.
Le souci, c'est que ces braves gens sont multiples, et que nous, nous sommes seuls.
Nous nous retrouvons donc avec de multiples tâches à accomplir non pas pour nous, mais pour satisfaire “les autres”.
Le piège consiste à se lever le matin et à se mettre immédiatement et machinalement à répondre à toutes les requêtes.
Les emplois du temps “des autres” sont venus se substituer à notre emploi du temps à nous.
Etonnez-vous ensuite de courir sans cesse après le temps !
Robot ou zombie ?
Vous devez rester maître de votre propre emploi du temps, de votre propre planning, de votre propre vie. Sinon, vous allez vous transformer en robot, en zombie, en petit pantin mécanique qui finira tôt ou tard par tomber en panne sérieuse.
Votre temps vous appartient, à vous, et à vous seul.
C'est à vous de programmer vos tâches prioritaires, et vos tâches prioritaires ne sont pas forcément celles des autres.
Bien sûr, il y a des cas où vous ne pouvez pas faire autrement. Où vous devez répondre à un ordre urgent. Mais prenez le temps d'analyser toutes les demandes qui vous sont faites. Sont-elles vraiment si importantes ? Il faut faire des choix.
“Non.”
Et il faut également apprendre à dire “non”, ou plus exactement “en ce moment, je ne dispose pas du temps nécessaire pour vous satisfaire, mais sachez que dès que j'ai un créneau, je m'occupe de vous”.
Il faut aussi perdre cette satanée habitude de commencer sa journée par la lecture de ses mails. Vous avez tout votre temps, occupez-vous plutôt d'abord de vos priorités.
Planifier
Pour pouvoir s'occuper de ses propres priorités, encore faut-il les connaître. D'où l'importance de planifier ses actions, plusieurs jours à l'avance si possible. Quelques instants de réflexion, un bout de papier et un crayon ou bien une solution numérique comme indiquée dans la “méthode QF“, et vous voilà sur de bons rails.
Respirez, tranquille, cool. Le ciel est bleu (ou gris, ça dépend des jours). Votre journée vous attend. Elle vous appartient. A vous.
bonjour je lis toujours avec plaisir votre fil de journal et je vous remercie: ce matin vous m’avez donné une bouffée d’oxygène dans ma journée en lisant ce que vous mettez sur l’emploi du temps! j’ai respiré un grand coup et j’ai analysé mes priorités! et j’ai décidé de faire autre chose qu’école et prépa!
c’est un grand plaisir parfois d’oublier que nous sommes enseignants!
bonne et lumineuse journée à vous!!
Merci Michel pour cet article plein de bon sens.
Seul tout petit bémol, et je tiens ce nouveau fonctionnement de toi, la notion de durée.
Avant à la lecture des mails de l’école, je n’effectuais que les suppressions et renvoyais le reste à plus tard.
Grâce à un certain Michel et un de ses articles sur la gestion du temps, j’ai appris à traiter de façon immédiate les choses qui ne me demandent que quelques instants… Et j’apprécie ce sentiment de “chouette, ça c’est déjà fait!”
Hello Adeline.
Très bien, tu as bien étudié 🙂
Le bémol que je mettrai à ton bémol est celui-ci : il faut juste décider du moment où on va ouvrir sa boîte mail pour en traiter le contenu.
Et je pense que commencer sa journée par cette activité nous met aussitôt à la merci des autres, au détriment de nos propres priorités.
Donc : on commence par avaler son crapaud quotidien, on fait le point sur nos autres priorités, on les traite, puis ensuite on ouvre ses mails. Crois-moi, faire les choses dans cet ordre apporte un réel sentiment de contrôle de la situation, donc de sérénité.
Alors moi je vais faire un bémol au bémol de mon bémol 😉
Le matin je fais le choix d’arriver “tôt” à l’école pour préparer ma classe et pour dégrossir ma direction comme je n’ai pas de décharge, et du coup c’est le moment que j’ai choisi pour gérer les mails (un petit crapaud) car ensuite ma priorité est ma classe et mes élèves et le soir je préfère boucler ma classe, m’occuper des “gros dossiers” puis filer récupérer mes enfants…
Mais comme je sais que dans la grande majorité des cas je suis d’accord avec toi je vais tenter l’expérience la semaine prochaine : pas d’ouverture de boîte mail le matin…. Verdict en fin de semaine !
Si tu choisis délibérément de commencer par tes mails, c’est que c’est une de tes priorités.
Tu l’as décidé consciemment, tu l’as choisi. Tu as un objectif et une stratégie précise. Donc, il n’y a aucun problème !
Merci Michel pour tous ces articles qui nous aident au quotidien dans l’organisation de notre métier. Je viens de lire dans les commentaires ta conversation avec Adeline et je me retrouve dans cette façon de faire. Comme Adeline je suis directrice sans décharge, comme elle j’arrive tôt le matin, j’installe ma classe, fais mes photocopies… bref je mets tout en oeuvre pour accueillir mes élèves, puis je me dirige vers le bureau et j’ouvre la boite mail!!! En suivant tes conseils, je traite tout de suite les réponses rapides, les transferts de courriers à mes collègues (et il y en a beaucoup émanent des différents syndicats!!) et je liste sur un bloc note les autres dossiers à traiter.Et souvent cette activité me prends beaucoup de temps. Et comme tu dis “l’emploi du temps des autres enseveli le mien!” mais comment faire, pour régler tout ces dossiers de direction sans se faire envahir?
Hello Fabi
Je constate que ta matinée est réglée suivant un rituel soigneusement organisé :
-D’abord, tu installes ta classe
-Puis tu fais tes photocopies
-Et ensuite, tu t’occupes de tes mails.
-De plus, tu as une stratégie de traitement des mails (réponses rapides immédiates, transferts, etc…)
Donc, TON emploi du temps est clair, tu gères TES priorités d’abord, tu ne te laisses pas “endormir” par les exigences des autres.
Bravo.
Je te donnerai d’autres pistes très bientôt (cet article fait partie d’une série qui n’est pas terminée) et je t’encourage en attendant à relire “la matrice d’Eisenhower” qui te fournit un cadre qui a fait ses preuves.
Bonsoir,
je découvre ce site aujourd’hui mais pourquoi qu’aujourd’hui ?
Je suis actuellement en arrêt car je n’assumais plus le fait de “tu peux me faire ça aujourd’hui” ; “j’ai besoin de ça tu peux me le sortir ? je ne le trouve plus” et comme je ne sais pas dire NON ben je m’occupe des autres et je m’oublie, j’oublie mes priorités, j’oublie, non je délaisse mes enfants.
Je précise je suis directrice d’une école de 9 classes. Pourtant mon rituel est clair … le matin mais arrivée à l’école, les questions, les demandes fusent (je les fait quand mes photcop ? ben le dimanche au moins il n’y a personne). Bref là j’ai craqué et j’ai un mal fou à y retourner . Vous connaissez le syndrome ‘maman j’ai peur d’aller à l’école !”, ben c’est moi.
Ton site va m’aider, j’espère à remonter la pente en appliquant tes conseils, le tout c’est de savoir par où commencer.
Merci Michel
Krys